Vil du åpne en 401K for bedriftens ansatte, men vet ikke hvordan? Hvis JA, her er 7 enkle trinn for hvordan du starter en 401K-plan for din lille bedrift.
Hvis du er en liten bedriftseier med base i USA, er sjansen stor for at du har hørt om 401 (k) -planen. Men forstår du virkelig hva det betyr og hvorfor det er viktig? Vet du hvordan du kommer i gang med planen selv om du er klar over hvor gunstig det kan være ?
Hvis svarene dine på disse spørsmålene er negative, er denne artikkelen noe for deg, ettersom den forklarer det grunnleggende du trenger å vite om 401 (k) planer, viktigheten av dem og hvordan du kan komme i gang.
Hva er en 401 (k) plan?
En 401 (k) -plan er et arbeidsgiver sponset pensjonsalternativ som gjør det mulig for ansatte å bidra med regulerte midler til pensjonskontoer. Dette bidraget reduserer en ansattes skatteplikt, samtidig som det lar dem spare for de dagene de ikke lenger kan tjene inntekter. Når arbeidstakeren når en viss alder som bestemt av loven, får de mottatt bidragene de ga på kontoene sine.
I stedet for å tilby pensjonsordninger som gir en fast månedlig inntekt til pensjonister, har mange selskaper gått over til innskuddsbaserte planer som 401 (k) planer, som krever at ansatte investerer egen lønn noen ganger sammen med arbeidsgiverens.
Arbeidsgivere mottar vanligvis skattefordeler for å matche ansattes bidrag, det vil si å gi noen bidrag til de ansattes 401 000 kontoer. Matching gir også et godt incitament for ansatte til å delta i planen, og ettersom slike arbeidere sannsynligvis vil bidra til en plan når en arbeidsgiver matcher bidrag.
I virkeligheten kan det være enklere og rimeligere å sette opp en pensjonsplan enn de fleste arbeidsgivere tror fordi mange planer ikke har noen første oppsetnings- eller vedlikeholdsavgift. I tillegg kan det hende du kan få skattefradrag og andre insentiver for å starte en pensjonsplan.
For eksempel vil eventuelle kostnader du påfører deg under oppsettet sannsynligvis være berettiget til skatterabatter, og når planen din er oppe, er arbeidsgiveravgift på vegne av ansatte skattefradrag.
Det er et faktum at mange arbeidsgivere allerede gir 401 (k) planer til lagene sine. Society for Human Resource Management (SHRM) fant at 94 prosent av bedriftene leverte en slags pensjonsplan i 2016. Videre ga 74 prosent en kamp på noen eller alle de ansattes bidrag til disse planene. Hvis andre gjør det, kan du også gjøre det. Slik kan du starte.
Hvorfor er 401 (k) -planen viktig?
En 401 (k) plan er med på å skape en enkel, skattefordelaktig måte å spare penger på pensjon. Så ved å sette opp 401 (k) planer for dine ansatte, sender du signaler om at du virkelig bryr deg om dem og om hva som skjer med dem når de går av med pensjon. Dette vil motivere dine ansatte til å være mer engasjerte og til å bidra mer til veksten og suksessen til virksomheten din.
Så når du legger opp en 401 (k) plan for dine ansatte, hjelper du dem direkte med å planlegge en salig pensjonisttilværelse, og indirekte bidrar til veksten av din egen virksomhet.
I tillegg er det å tilby en 401 (k) pensjonsplan for dine ansatte en smart måte å hjelpe til med å utjevne det profesjonelle spillet mellom småbedrifter og større selskaper i din bransje og utover.
Bortsett fra den tidligere uttalte fordelen med motivasjon for dine ansatte, kan en god pensjonsplan hjelpe deg med å tiltrekke dyktige mennesker i dagens utfordrende arbeidsmarked ( siden de bare vil søke jobber i selskaper som har langsiktige planer for dem ).
En annen fordel med 401 (k) -planen er at den kan hjelpe deg med å glede deg over visse skattemessige fordeler som kan være tilgjengelig for deg som arbeidsgiver som tilbyr planen. Så dine ansatte er ikke de eneste direkte mottakerne; du kan også dra nytte av det.
Faktorer som vil hjelpe deg å vurdere hvilken plan som passer for din virksomhet
- Antall ansatte du har
De ansatte er det første du bør se på når du tenker på å få en 401k, fordi antallet ansatte du har, vil påvirke hvilken type plan du vil få. Hvis du ikke har andre ansatte enn deg og din ektefelle eller din forretningspartner, og ønsker de høyeste mulige bidragsgrensene, bør du vurdere en Selvstendig næringsdrivende 401 (k).
Hvis du har planer om å ansette ansatte i fremtiden, eller du allerede har ansatte, kan det hende du må velge mellom en SEP IRA og en ENKEL IRA, som begge kan dekke ansatte.
Etter det måtte du nå bestemme om du vil finansiere dine ansattes kontoer av deg selv (SEP) eller om du vil at dine ansatte skal bidra (ENKEL). Å ha alle disse detaljene riktig analysert vil fortelle deg hvilken plan som vil være den beste for bedriften din.
- Hvor mye du kan bidra med
Etter at du har vurdert dine ansatte, må du nå tenke på hvor mye fleksibilitet du ønsker med tanke på bidragsgrenser og hvem du vil være ansvarlig for å gi slike bidrag.
En selvstendig næringsdrivende 401 (k) -plan tilbyr størst mulig bidrag fordi den anerkjenner at selvstendig næringsdrivende kan være både arbeidstaker og arbeidsgiver. Faktisk kan du som ansatt foreta valgfrie utsettelser på opptil 18 500 dollar for 2018.
Som arbeidsgiver kan du gi et overskuddsdelingsbidrag på opptil 25% av kompensasjonen, opp til maksimalt 55 000 dollar for 2018. Hvis virksomheten ikke er integrert, kan du generelt trekke bidrag for deg selv fra din personlige inntekt. Hvis virksomheten din er integrert, kan selskapet generelt trekke bidragene som en virksomhetsutgift.
Antallet ansatte du har eller ikke har, vil påvirke den typen plan du vil velge. Hvis du har en virksomhet med variabel inntekt og ønsker mer fleksibilitet, kan du vurdere en SEP IRA. Bare husk at hvis du har ansatte i år du bidrar, må du bidra med samme prosentandel for dem som du bidrar for deg selv.
På den annen side, hvis du vil at dine ansatte skal bidra til å finansiere pensjonskontoen, kan det være lurt å vurdere en ENKEL IRA, tilgjengelig for bedrifter med opptil 100 ansatte.
- Brukervennlighet
Som en liten bedrift bør du aldri velge en 401 000 plan som er for komplisert for deg. Se etter en enkel og grei plan som gjør det enkelt å endre og holde rede på dine ansattes kontoer. Målet er å oppmuntre ansatte til å bidra til 401 (k) deres, ikke å skyve dem bort fordi opplevelsen er forvirrende. Igjen, hvis du får en plan som er for komplisert for deg å administrere, risikerer du å mislykkes i de årlige testene.
Ting du trenger å vite før du planlegger å sette opp en 401k plan for din virksomhet
Det er et faktum at mange bedrifter overlater å sette opp 401 000 planer for å outsourcing firmaer. Det i seg selv er ikke dårlig, og selv om du også har bestemt deg for å sette ut din, er det ting du fremdeles trenger å vite før du legger ut på denne reisen. De inkluderer;
- Vet hvordan en 401 000 plan vil være til nytte for din virksomhet
Bedrifter setter opp en 401 000 dollar av forskjellige årsaker, og du må vite hvorfor bedriften din trenger en av slike planer. Unnlatelse av å gjøre dette ville bety at du ikke vil maksimere mulighetene som blir gitt av det. Hvis du trenger at 401k-enheten skal være et verktøy som gjør at du kan være konkurransedyktig på markedet, så utform planen på en slik måte at de ansatte blir belønnet.
Hvis du trenger det som et verktøy for oppbevaring, så bygg inn sikringstiltak og insentiver som vil friste ansatte til å være i selskapet og med planen. Hvis du vil ha det som et verktøy for å kompensere ledelsen, må du gjøre selskapets bidrag slik at de strømmer gjennom til ledelsen på en måte som er legitim. Du må også se nærmere på dine medarbeiders demografi før du legger opp en plan slik at du ikke kaster bort tiden din.
- Det er gebyrer involvert i planen
Å sette opp en 401 000 plan kommer med et gebyr, spesielt hvis du er en liten bedriftseier. Hvis du faller i denne kategorien, må du budsjettere rundt $ 1500 til $ 3000 for å få en 401 (k) i gang. Det kan til og med være mer enn det i noen tilfeller, og det kan være mindre enn det også.
Noen av avgiftene som vanligvis kulminerer i dette beløpet inkluderer; administrasjonsgebyr, investeringsavgift (som trekkes fra avkastningen på investeringen) og kanskje til og med individuelle serviceavgifter som hver deltaker i planen må betale. Du vil bli informert om disse avgiftene når du ber. Noen selskaper kan være i stand til å frafalle gebyret, men dette er vanligvis forbeholdt store bedrifter.
- 401k har forskjellige typer
Det finnes mange typer 401ks, men de fleste arbeidsgivere tilbyr enten en tradisjonell 401 (k) plan eller en sikker havn 401 (k) plan. I en tradisjonell plan bidrar du med en prosentandel av inntekten til hver enkelt ansatt eller samsvarer med beløpet de ansatte bestemmer seg for å legge inn på kontoen sin.
Du kan til og med gjøre begge deler. Du må åpenbart forbli med grensene i gjeldende skattelov: $ 16 500 for personer under 50 år, med personer over 50 tillatte innhentingsbidrag, opp til $ 22 000 per år. Det maksimale totale beløpet som du og din ansatte kan bidra med, er 49 000 dollar.
Safe Harbor-planen er ganske lik den ovenfor, men obligatoriske arbeidsgiverbidrag må være fullt ut når de er laget.
- Du vil bli pålagt å gjennomgå årlig testing
For tradisjonelle 401 (k) planer er det en årlig testing som sørger for at enhver ansatt kan dra nytte av en 401 (k) som de fortjener. En ansatt som tjener $ 110 000 eller mer per år, regnes som en høyt kompensert ansatt (HCE), og arbeidsgivere må teste for å sikre at fordelene med planen ikke er skjeve til fordel for HCEs i forhold til ikke-høyt kompenserte ansatte (NHCEs) .
Det er to tester for å måle dette: en faktisk utsettelsesprosenttest (ADP) og faktisk tilskuddsprosenttest (ACP). Hvis disse testene mislykkes, kan 401 (k) miste sin skattekvalifiserte status, og alle bidrag og inntekter måtte distribueres til alle plandeltakerne. Hvis det skjer, kan det hende at den lave enden av lønnstakerne ikke har noe imot, men de høyeste inntektene dine vil bli berørt.
Slik starter du en 401K-plan for småbedrifter i 7 trinn
Å sette opp en 401 (k) plan for virksomheten din er ikke så komplisert som du kanskje tror. Det har faktisk aldri vært enklere for en liten bedriftseier å kjøpe en plan og komme i gang. Her er trinnene som er involvert i å sette opp en 401 (k) plan for virksomheten din:
- Bestem om du vil få profesjonell hjelp eller ikke
En av de første beslutningene du må ta når du går i gang med denne typen prosjekt er om du vil sette opp planen selv eller ansette en profesjonell for å hjelpe deg med å få planen din fra bakken. Det er selvfølgelig mer kostnadseffektivt å sette opp planen og vedlikeholde den selv, men det kan ta mer tid.
De fleste eiere av små bedrifter opplever at det er enklere og mer kostnadseffektivt å bruke tjenestene til en utenforstående profesjonell. En profesjonell som kan hjelpe deg på dette området kan være en tredjepartsadministrator, aksjefondleverandør eller forsikringsselskap.
Hvis du er en liten bedriftseier, vil det best mulige valget for deg sannsynligvis være en tredjepartsadministrator. Dette kan være det beste alternativet for deg fordi den lille bedriften din kanskje ikke får så mye oppmerksomhet fra en tjeneste som vanligvis fungerer med mellomstore eller store selskaper og selskaper. Arbeidsgivere som bestemmer seg for å bruke en tredjepartsadministrator, kan velge og velge mellom investeringsalternativer.
Hvis du er en mellomstore bedriftseier, vil det beste valget for deg være en aksjefondleverandør. Disse leverandørene har en rekke forskjellige planer som er tilgjengelige for deg å bruke. De har også ganske lave oppstartsgebyrer og årlige vedlikeholdskostnader for sine grunnleggende 401 (k) pensjonsplaner. Selv om tilbydere av aksjefond er bra for mellomstore bedrifter, er de ikke det mest passende valget hvis du leter etter en mer sammensatt plan.
Hvis du er en stor bedriftseier, kan det beste mulige valget for deg være et forsikringsselskap. Disse selskapene er best for administrasjon av komplekse pensjonsplaner. Forsikringsselskaper vil tilby deg en rekke investeringsalternativer, inkludert investeringsalternativer for aksjefond hvis du er ute etter høyere vekstkrav.
Imidlertid kan disse planene være dyre å starte opp. Dette vil ikke være noe problem for bedriften din hvis det er et stort, penger å tjene selskap. Dette er grunnen til at den er mer egnet for større selskaper, i motsetning til mindre selskaper som ikke gir et stort overskudd.
2. Finn ut hvilken plan som passer for deg
Det er tre typer 401 (k) planer:
- Safe Harbor 401 (k) -planen
- Den tradisjonelle planen 401 (k)
- Enkel 401 (k) plan
- Overskuddsdelingen 401 (k) plan
Jeg. Safe Harbor 401 (k) : Denne planketypen er omtrent som den tradisjonelle plantypen. Den eneste forskjellen er at arbeidsgivere må betale bidrag til sine ansatte 401 000 kontoer. Ved å forplikte seg til å gi disse bidragene, får en plan å omgå testing av ikke-diskriminering. Selskaper i alle størrelser kan tilby en Safe Harbor-plan.
Safe Harbor-planen, som er det mest populære valget for små bedrifter med få ansatte, gjør at bedriftseiere kan bidra med det maksimale tillatte utsettelsesbeløpet uten begrensninger i bytte for å gi et matchende bidrag til sine ansattes kontoer.
ii. Tradisjonell 401 (k) : I denne typen planer, får arbeidsgivere av små bedrifter fleksibiliteten til å velge mellom å ikke gi noen bidrag til sine ansattes 401k-kontoer, gi bestemte bidrag, eller å matche en del av lønnsansattes utsettelse.
En arbeidsgiver kan også sette opp disse bidragene med en opptjeningsperiode for å sikre redusert ansattes omsetning. Ansatte kan gi bidrag gjennom lønnsfradrag. Ikke-diskrimineringstester blir vanligvis gjennomført hvert år for å sikre at bedriftseiere holder seg til sin egen side av kjøpet.
Den tradisjonelle planen lar bedriftseiere tilpasse planen sin. Bedriftseiere har flere alternativer angående arbeidsgiverbidrag, opptjeningsplaner og til og med valget om ikke å matche i det hele tatt.
iii. SIMPLE 401 (k) : SIMPLE er faktisk et forkortelse for Savings Incentive Match Plan for ansatte. En enkel plan er best for selskaper med 100 eller færre ansatte. I likhet med Safe Harbor-planen krever ENKEL plan at arbeidsgivere gir bidrag til deltakernes 401 (k) -kontoer som vinner umiddelbart. ENKELE planer er også unntatt testing av ikke-diskriminering.
iv. Profittdelingsplaner foretrekkes av partnerskapbedrifter som advokatfirmaer som belønner ansatte basert på gruppene de faller innenfor ( f.eks. Partnere, advokater og ansatte ). Det er også den mindre vanlige individuelle 401 (k) planen for selvstendig næringsdrivende småbedriftseiere.
3. Velg en leverandør og kjøp planen din
Det er mange spørsmål du trenger å stille om hver leverandør før du bestemmer deg for å velge dem eller ikke. Har leverandøren gjort prosessen med å kjøpe en 401 (k) plan enkel eller kompleks? Passer planen til de grunnleggende behovene til dine ansatte? Kan leverandøren administrere selskapets investeringsplan? Vil dine ansattes honorarer holdes under en prosent ? Velg bare en leverandør som svarer bekreftende på disse spørsmålene.
4. Legg planen ned i et dokument
Når du har valgt en plantype, må du lage et skriftlig dokument som vil tjene som grunnlag for å administrere forretningsdriften. Med mindre du ansetter en profesjonell eller finansinstitusjon for å etablere og vedlikeholde 401 (k), må du selv lage et skriftlig plandokument.
Hvis en profesjonell eller finansinstitusjon håndterer planen for deg, vil de skrive den skriftlige planen. Den skriftlige planen må ha alle vilkårene i 401 (k) -planen din. Det er et juridisk bindende dokument, så det kan være lurt å henvende seg til en profesjonell for å få hjelp.
Dokumentet ditt må liste opp hvilken type 401 (k) -plan du har bestemt deg for og hvilke funksjoner du vil at planen skal ha (dvs. ansattes kvalifisering og bidragsbeløp). Du må også detaljere prosessen med å bidra og dele ut midler.
5. Definer hvilken prosentandel av lønn som skal trekkes
Du og dine ansatte vil kunne velge hvilken prosentandel av lønnen som skal bidra fra hver lønnsslipp. De fleste eksperter anbefaler 10% av lønnen som et godt utgangspunkt.
6. Vedta et tillitsfond for planens eiendeler
Målet med å sette opp en 401 000 plan er å samle inn bidrag på vegne av dine ansatte, og alle de ansattes og arbeidsgiverbidragene må holdes på et trygt sted av en depotleder og overvåkes av en bobestyrer. Når du ordner tilliten, må du velge en tillitsmann.
Dette garanterer at midlene bare brukes av deltakerne og deres mottakere. Å avgjøre en bobestyrer er en viktig del av å etablere en plan, da de må håndtere bidrag, planlegge investeringer og distribusjoner.
7. Sett opp et journalføringssystem
Du må finne en måte å følge med på ansattes og arbeidsgiverbidrag, inntekter og tap, planlegge investeringer, utgifter og fordelinger. Hvis du legger ut planen til en profesjonell eller finansinstitusjon, vil de håndtere journalføring på dine vegne. Hvis du gjør det selv, kan du vurdere å bruke lønnsprogramvare eller SaaS-lønnstjenester. Registreringssystemet ditt er viktig for å utarbeide årlige rapporter, som du må gjøre.
8. Informer dine ansatte om planen på bakken
Når du har satt opp en plan og bestemt deg for hvordan du skal administrere den, må du informere kvalifiserte ansatte om alternativene deres, og også utdanne dem om hvor mye penger de måtte trenge under pensjonering.
Utarbeide en sammendragsplanbeskrivelse (SPD) for å distribuere til kvalifiserte ansatte i 401 (k) -planen. Dette lar kvalifiserte ansatte vite hva de kan forvente av planen. SPD bør ha informasjon om ansattes kvalifisering, bidrag, når det er vested, fordelinger, krav og ansattes rettigheter og ansvar.
9. Begynn å glede deg over fordelene
Mens de største fordelene ved å sette opp en 401 (k) plan kommer på lang sikt, er det kortsiktige fordeler for virksomheten din, for eksempel årlige skattekreditter og fradrag.
Hvordan opprettholde virksomhetens 401 (k) -plan
Å velge en 401 000 plan for din lille bedrift, og sette den opp for bruk er bare begynnelsen. For å sikre at planen din fortsetter å tjene dine ansatte og deg selv, er det visse ting du må være oppmerksom på.
Avhengig av hvilken type 401 (k) -plan du velger å gå med, må du utføre testing uten diskriminering, gi arbeidsgiverbidrag, rapportere planinformasjon og følge med på gebyrer. Hvis ikke, kan du pådra deg straff for deg selv.
- Planen din må gjennomgå årlig testing
Hvis du har en tradisjonell 401 (k) -plan, er den underlagt årlig 401 (k) -testing for å sikre at alle ansatte får fordel, ikke bare høyt kompenserte ansatte.
Det er to typer tester du trenger å utføre: Actual Deferral Percentage (ADP) and Actual Contribution Percentage (ACP) tests. Disse testene sammenligner lønnsutsettelser av høyt kompenserte ansatte med ikke-kompenserte ansatte. Den ikke-diskriminerende testen brukes i utgangspunktet for å holde arbeidsgivere i sjakk. Skulle du mislykkes denne testen gjentatte ganger, vil du pålegge deg selv straff.
- Du må overføre bidrag
Siden du trekker 401 000 penger i lønn, må du gi arbeidsgiveravgift hvis du har en trygg havn eller ENKEL 401 (k) -plan. Husk at det kan være straffer for sent 401 (k) bidrag, så du må forsikre deg om at bidragene dine alltid er betimelige.
- Lag rapportene dine
For de fleste 401 (k) planer, må du arkivere skjema 5500, årlig avkastning / rapport om fordelene for ansatte (skjema 5500-SF eller skjema 5500-EZ hvis aktuelt). Denne årlige avkastningen skjer elektronisk.
Du må også distribuere disse rapportene til deltakerne. Du bør også huske å gi et sammendrag av materialmodifisering (SMM) når dine ansatte gjør endringer i informasjonen. Du bør også distribuere en individuell fordelsoppgave (IBS) for å vise plandeltakerne deres totale fordeler. En annen ting du må gjøre her er å distribuere en oppsummerende årsrapport (SAR) når du arkiverer skjema 5500 slik at deltakerne vet at du rapporterte til skattemyndighetene, og at oppsettet ditt er legitim.
- Merk gebyrene og gebyrene dine
Husk at prisen du betaler for en 401 (k) plan ikke stopper med å sette den opp. Vanligvis ser du på å betale administrasjonsavgift, investeringsavgift og individuelle serviceavgifter.
Registreringsutgifter varierer vanligvis fra 0, 25% til 1% av pengene i planen, mens utgifter til forvaltning av investeringer vil variere avhengig av både leder og investeringsvalg. Legg det opp, og kostnadene kan lett nå 3%. I tillegg må enhver plan med mer enn 100 deltakere gjennomgå en årlig revisjon, noe som kan øke kostnadene.
Det er også planer som krever en fast avgift, som Online 401 (k) har planer for små bedrifter (opptil 100 arbeidere) som starter på rundt $ 1200 årlig, pluss en månedlig avgift på $ 4 per ansatt.
Igjen, hvis planleverandøren legger ut mange av nøkkelfunksjonene, inkludert compliance, journalføring og investeringsrådgivning, kan du ende opp med å betale mye i skjulte avgifter. Se etter en plan som gjør disse internt - og i det minste sørg for at du forstår alle involverte avgifter. Spør om installasjonsavgift, månedsavgift, årsavgift, skjema 5500 avgifter, og om en leverandør forventer at du betaler gebyrer til noen andre.