Som bedriftseier, bedriftsleder eller annen interessent i et selskap, vil du bli bedt om å gjennomføre styremøter regelmessig eller ved anledninger. Siden disse møtene er ment å tjene formålet med gruppekommunikasjon og ideutveksling blant storwiggerne i et selskap eller bransje, må du forstå hvordan du skal utføre dem effektivt for å oppnå dette formålet.
Hvis et styremøte lykkes, går mesteparten av æren til den som ledet møtet. Og hvis den ikke klarer å oppnå formålet, går mesteparten av skylden til samme person. Den eneste forskjellen mellom et vellykket møte og et mislykket møte ligger i hvordan begge blir kjørt. Vil du kjøre vellykkede styremøter som vil oppnå deres formål ? Følgende ti tips vil hjelpe deg.
- 10 grunner til at forretningsmøter er bortkastet tid
10 Kraftige tips for vellykket styremøte
1. Definer mål og fordel agenda på forhånd
En av de enkleste måtene å kaste bort tid på et møte er å kreve at deltakerne foreslår ideer eller forslag til noe de hører om for første gang på det møtet. Likevel er denne feilen veldig vanlig.
I stedet for å kaste bort dyrebar tid på et møte ved å gjøre det om til en idédugnad, kan du lage en struktur for møtet og kommunisere agendaen til de inviterte deltakerne på forhånd. På denne måten ville de ha brainstormet for ideer og til og med finjustert dem før møtedato. Dette vil spare mye tid og hjelpe deg med å oppnå mer på et enkelt møte.
2. Ta ansvar gjennom hele møtet
Gode møter er produkter av godt lederskap. Så vær kontroll over møtet og gjør det klart for deltakerne at du har tenkt å holde møtet relevant og kort. Legg en klokke der alle vil se den for å vise kollegaene dine på møtet at du virkelig verdsetter tiden deres. Under møtet, sørg for at diskusjonene dine ikke blir tema. Hver gang dette skjer, fokuser gruppen på nytt ved å minne dem på de aktuelle problemene du har på møtets agenda.
3. Tillat alle å bidra
Essensen av å kalle et møte i utgangspunktet er å sikre toveis kommunikasjonsflyt. For det formål er det viktig å oppmuntre til ærlige og relevante bidrag fra alle til stede på møtet. Som leder for møtet kan du lett falle i feilen med å ha din mening på ermet, men du må være på vakt hvis dette, da det beseirer møtets formål. Unngå fristelsen til å avfeie andres bidrag med en gang - selv når de høres farlige eller helt stumme ut.
4. Avslutt møtet med en handlingsplan
Et kjennetegn ved et vellykket møte er en handlingsplan som beskriver de forskjellige strategiene som skal implementeres basert på beslutningene som ble tatt på møtet, personene som har ansvaret for implementeringen, datoen og tidspunktet for implementeringen og det forventede resultatet av strategien.
5. Hold detaljerte referater fra møtet
Det er veldig viktig å ha noen til å registrere protokollen eller fortsette et møte. Protokollen vil tjene som bevis på at møtet ble holdt og en historisk referanse for å avklare tvil eller misforståelser som måtte oppstå i forbindelse med møtets forhandlinger.
6. Fjern alle distraksjoner fra arenaen
Selv om det er forventet at alle deltagere på møtet vil fjerne alle personlige distraksjoner som smarttelefoner og nettbrett, er det like forventet at du - som leder for møtet - fjerner alle distraksjoner fra møtestedet. Hvis for eksempel et møte skal holdes i bedriftens lanseringsrom, kan du slå av LED-TV-en, da det ville være vanskelig for deltakerne å ikke se på det med intervaller under møtet, hvis du holder på.
7. Avbryt aldri noen
Selv om du er overordnet alle andre deltagere på møtet, må du alltid motstå fristelsen til å kutte i når de snakker. Selv om du er sterkt uenig i det de sier, eller du synes det er tulling, må du la dem være ferdig før du tar opp poengene deres.
8. Vær maksimal oppmerksomhet
Når du kjører et møte, holder alle øynekontakt med deg når de snakker. Å lytte oppmerksomt til dem er en måte å fortelle dem at du respekterer deres meninger og at du er villig til å høre dem ut. Bare noen få ting kan være irriterende for andre på et møte enn å fikle med smarttelefonen når de snakker. Den sender signaler om at du ikke verdsetter deres meninger og at møtet i seg selv ikke er viktig for deg.
9. Behandle konflikter godt: Det er vanlig at det oppstår konflikter på styremøter. Hvis det skjer på møtet du løper, kan du prøve så mye som mulig å kontrollere det uten å legge harde følelser i hodet til noen.
10. Anerkjenn og takk alle tilstedeværende
På slutten av et styremøte må du erkjenne tilstedeværelsen av alle tilstedeværende og takke dem for å delta på møtet og for å ha gitt betydelige bidrag. Fortell deltakerne at du setter pris på dem vil motivere dem til å være mer engasjert i påfølgende møter.