Å ta notater effektivt på forretningsmøter er en ferdighet som tar tid å mestre. Og hvis du er en aktør i bedrifts- eller forretningsverdenen, vil du uten tvil beherske denne ferdigheten, fordi du må delta på forretningsmøter der notater er veldig viktig.
Selv om du kanskje har en sekretær eller assistent som tar notater for forretningsmøte for deg, vil de ikke være med å gjøre det samme når du deltar på en viktig forretningskonferanse i utlandet eller et improvisert møte med en klient eller leverandør utenfor kontoret.
Selv om du flere ganger har tatt notater til eget bruk, betyr det ikke at du vil være flink til å ta notater for forretningsmøter. Dette er fordi det å ta notater på forretningsmøter krever et annet sett med ferdigheter. For eksempel, i personlige notater, står du fritt til å bruke forkortelser og kortbilder, eller til og med tegninger som bare du kan tolke. Dine egne personlige notater trenger ikke å følge et mønster eller vise noe hensyn til en annen leser. Og de trenger ikke å være pene fordi de bare er til din bruk.
Merknader om forretningsmøter tjener imidlertid et helt annet formål fordi de er skrevet for andre, og de fungerer som historiske dokumenter som markerer beslutninger og handlinger som er tatt eller diskutert på et forretningsmøte. Skulle du trenge å ta notater på et forretningsmøte; følgende tips vil hjelpe deg å ta dem effektivt.
10 effektive merknadsstrategier og tips for forretningsmøter
1. Bruk penn og papir
Det kan være lurt å hevde at vi nå er i en verden av nettbrett, bærbare datamaskiner og PDAer. Men sannheten er at bruk av penn og papir er mindre påtrengende, det gjør det lettere for deg å opprettholde øyekontakt med personen som snakker. Foruten å skape en vegg mellom deg og personen som snakker, får digitale enheter det til å se ut som om du jobber med noe annet eller chatter med noen, selv om du ikke er det. Og det er enda lettere å bli distrahert når du bruker disse enhetene.
2. Lær og bruk korthet
Nei, korthet er ikke bare for sekretærer og journalister. Det er fremdeles relevant for notater på forretningsmøter, spesielt når du lytter til en taler som snakker raskt. Det er ikke så vanskelig å lære korthet du tror. Bare søk på nettet etter nyttige og relevante ressurser, så kan du mestre det i løpet av et par måneder.
Hvis du ikke har tid til å lære stenografi, kan du formulere dine egne forkortelser og mnemonics som du vil bruke mens du tar notater for forretningsmøter. Du står fritt til å representere hva du vil; bare sørg for at det gir mening for deg.
3. Bare fremhev viktige punkter
Du vil bli lei av å ta notater hvis du prøver å få ned alt. Når du notater på et forretningsmøte, kan du lytte til alt, men skriv bare de viktige og relevante tingene. Det sier seg selv, men du trenger ikke skrive ned en kort vits sprukket under møtet.
- Utarbeide en skriftlig rapport rett etter møtet
Som tidligere nevnt, fungerer en forretningsnotis som et historisk dokument og referanse - men bare når det er utviklet til et omfattende stykke skrift. Du kan helt sikkert ikke forvente at selskapet vil beholde det grovt skrevne arket du skrev på under møtet. Du må utarbeide en pent skrevet rapport som er mer presentabel og forståelig for enhver leser.
Prøv å utarbeide rapporten umiddelbart etter møtet mens alt fremdeles er friskt i tankene dine. Og selv om du ikke blir bedt om å sende inn en formell rapport, kan du bruke dokumentet til ditt personlige arkiv eller som bevis i tilfelle det oppstår en konflikt om diskusjonen.
- Lytt nøye
Når et forretningsmøte starter, starter din doble rolle som lytting og notater. Selv om det er vanskelig og tilsynelatende urealistisk å måtte gjøre begge deler sammen, skal du være lyttende hvis du skal bli bedre. Hvis du er i stand til å lytte til alle viktige detaljer uten å gå glipp av noen, kan du alltid ta med det du savnet å skrive på et senere tidspunkt.
- Vet forskjellen mellom forskjellige typer utsagn
Under et forretningsmøte brukes ulike typer uttalelser av deltakerne mens de diskuterer. Disse inkluderer meninger, fakta, spørsmål, forslag, gjetninger, spørsmål og så videre. Du må vite hvordan du skal finne ut av hver av disse typer utsagn for å unngå å blande ting. Du vet at det kan være forvirrende når du rapporterer et forslag som et faktum.
- Hold det kort og enkelt
Uansett hvordan du skriver ned hva som skjer under et møte, må du gjøre den endelige rapporten klar nok til fordel for andre. Sørg for at språket ditt er forståelig og objektivt gjennom det.
- Registrer alt om møtet
Når du noterer på et forretningsmøte, ikke glem å legge til alle nødvendige detaljer om møtet; bortsett fra diskusjonene. Disse inkluderer type møte ( enten det er planlagt eller i nødstilfelle ), formålet med møtet, dato og klokkeslett for møtet, navnet på personen som innkalte eller ledet møtet, navnene på de fremmøtte og all informasjon angående neste møte. Disse detaljene gjør møteanmerkningene dine komplette. Du vil ikke at folk skal begynne å spørre hvem som sa hva eller hvilken dato møtet ble holdt.
9. Vær nøyaktig: Du må være helt nøyaktig når du presenterer detaljene i et forretningsmøte, siden det vil bli et godkjent offisielt dokument.
10. Korrekturles
Selv om målet ditt er å gi nøyaktig informasjon om et forretningsmøte, er det også veldig viktig å ha notatet uten typografiske, grammatiske og stavefeil. Hvis notatene dine er fylt med disse feilene, vil du blåse på troverdigheten din som en pålitelig informasjonsleverandør.