Du har brukt tid på å lage det som ser ut som den perfekte forretnings kontinuitetsplanen. Du har til og med trent alle interessenter og sørget for at alle nøkkelpersoner vet nøyaktig hva de skal gjøre på hvert tidspunkt. Men hvordan kan du være sikker på at du har en solid plan ?
Du kan egentlig ikke si det med mindre du har testet en kontinuitetsplan for å gi deg et inntrykk av hvordan en virkelig situasjon ville se ut. Men siden ingen bedriftseier ligger rundt og venter på at en katastrofe skal skje, slik at de kan teste sin forretningskontinuitetsplan, er det behov for å komme med kreative måter å teste planen på. Før vi diskuterer noen av teststrategiene du kan bruke, er det viktig å tenke på hvordan du planlegger vellykkede tester for forretningskontinuitet.
Først må du bestemme deg for dine mål for testen. Hva har du egentlig tenkt å oppnå? Og hvordan vil du måle forestillinger? Hva er resultatene du forventer ? Du må svare på disse viktige spørsmålene slik at du kan lage solide øvelser for å teste din forretnings kontinuitetsplan.
Det hjelper også å samle et testdesignteam for din forretnings kontinuitetsplan. Dette teamet vil være ansvarlig for å se på hovedområdene i virksomheten som kan bli rammet av en nødkatastrofe og deretter utvikle både eksperimentelle og teoretiske oppgaver for å hjelpe til med å utføre tester for kontinuitetsplan. Her er noen kreative og smarte måter å teste forretningskontinuitetsplanen på.
Slik tester du kontinuitetsplanen din
en. Rundtabelle diskusjoner
Dette kan gjøres ved å ha sentrale ansatte eller respondere til å sette seg ned for å snakke om potensielle katastrofescenarier og hvordan de ville bli håndtert. Det er en smart måte å konstatere at hver ansatt eller responder vet nøyaktig hva deres rolle er i katastrofegjenoppretting, og at de faktisk er i stand til å håndtere den rollen.
Du kan fortsette å trene noen til å være en responder i årevis, og likevel bli dypt overrasket når katastrofen til slutt skjer - fordi personen underpresterer. For å unngå slike situasjoner, er det best å konstatere at alle forstår hva som kreves av dem gjennom muntlig demonstrasjon av hvordan de vil reagere på kritiske katastrofesituasjoner og hvordan de vil håndtere sine roller i forretnings kontinuitetsplanen.
b. Test noen variabler
Når katastrofe skjer, starter det stort sett som en situasjon som berører en liten del av organisasjonen, som deretter sprer seg og påvirker hele organisasjonen. For eksempel kan et lite datamaskinbrudd vise seg å være en enorm katastrofe for organisasjonen hvis den ikke sjekkes i tide.
Derfor, hvis du vil teste din forretnings kontinuitetsplan, kan du opprette en liten testsituasjon som forkrøplende tilgang til selskapets internett eller bevisst forstyrre flyten av arbeid, og deretter observere hvordan ansatte vil reagere på det. Du bør heller ikke glemme å sammenligne svarene deres med det som er detaljert i forretnings kontinuitetsplanen for å være sikker på at de virkelig forstår rollene sine og handlet deretter.
c. Skap ubehag
En annen strategi som fungerer bra er å innføre en situasjon med ubehag. Hvis det er noe dine ansatte er så vant til å jobbe med, kan du prøve å eliminere den tingen i noen dager og se hvordan de ville taklet det uten det.
For eksempel kan du gjøre varebilene 'utilgjengelige' i noen dager og se hvordan de vil sikre at kundene fremdeles blir fornøyd og levert. Ideen bak dette er å observere hvordan dine ansatte vil være i stand til å svare og håndtere en situasjon med begrensede ressurser.
d. Nødøvelser
Dette kan brukes til å teste forretningskontinuitetsplan så vel som medarbeiderens svar på nød- og sikkerhetsspørsmål. Når katastrofe inntreffer, er den første øvelsen evakuering. Derfor må du være sikker på at dine ansatte og respondenter fullt ut forstår evakueringsprosedyren. Du bør sørge for at du gjør dette minst en gang i året.
e. Seminarer og treninger
Regelmessige seminarer og treninger med praktiske øvelser på slutten av dagen kan bidra til å øke dine ansattes kunnskap om virksomhetens kontinuitetsplanlegging. I tillegg kan praktiske tester og oppgaver på slutten av slike opplæringer også være langt med å teste kunnskapen deres.
f. Vanlige anmeldelser
Det hjelper også til å utføre regelmessige gjennomganger av virksomhetens kontinuitetsplan. Du kan ansette eksperter for planlegging av kontinuitet for å hjelpe deg med å vurdere planen din så vel som bedriftens beredskap for katastrofe. Disse fagfolkene vil gjennomgå planen din og gi profesjonelle råd om hva du bør inkludere eller eliminere fra virksomhetens kontinuitetsplan for å gjøre den bedre.
Hvordan implementere en forretningsplan for kontinuitet
Selv om du trenger en moderat dose optimisme for å få virksomheten i gang og gå, bør du alltid huske på at bedriften din kan møte harde utfordringer når som helst. Katastrofe er en av disse utfordringene.
Selv om katastrofer er uforutsette, må du forberede virksomheten din for dem, slik at den kan fortsette selv i møte med disse katastrofene. Det krever ikke en stor katastrofe å forstyrre virksomhetens daglige drift. Til og med en enkel katastrofe som strømbrudd eller et nettangrep fra nettkriminelle kan føre til store skader på virksomheten din, la store katastrofer som kraftige flom og orkaner.
En forretningskontinuitetsplan er en koordinert strategi som involverer planer og prosedyrer som sikrer kunder at en virksomhet har muligheten til kontinuerlig å oppfylle deres behov etter en ikke planlagt forretningsforstyrrelse. Den beskriver hvordan virksomheten din vil fortsette driften etter å ha blitt rammet av noen form for katastrofe. Å ha en på plass betyr å ordne hvordan du vil fortsette å levere produktene eller tjenestene dine ( som er de mest kritiske for forretningsdrift ) og identifisere ressursene du trenger for å støtte kontinuiteten i virksomheten.
Det er veldig viktig å ha en forretnings kontinuitetsplan. Imidlertid er det enda viktigere å implementere den på riktig måte - og til rett tid. Du vil ikke oppnå målene for planlegging av virksomhetskontinuitet hvis planen din er dårlig implementert.
Hvilke katastrofer virksomheten din vil møte vil avgjøre hvilke tiltak du må ta for å sikre kontinuitet i møte med slike katastrofer. For eksempel, hvis det er et brannutbrudd eller en annen katastrofe som er en fare for din virksomhetsbygging, bør en av de viktigste planene dine være å evakuere dine ansatte til utpekte møteområder andre steder. Imidlertid, hvis det er en miljø- eller værrelatert katastrofe, kan evakuering av virksomhetsbyggingen gi dine ansatte større risiko for skade. Så det er viktig å ta de riktige trinnene når du prøver å sikre forretningskontinuitet.
Å implementere en forretnings kontinuitetsplan skal være en enkel oppgave forutsatt at du har lagt all nødvendig innsats i å lage planen i utgangspunktet. Og trinnet du vil ta under implementeringen avhenger av katastrofene du forbereder bedriften din på. Her er de typiske trinnene du må følge når du implementerer en forretnings kontinuitetsplan:
Trinn 1: Sjekk planene for virksomhetskontinuitet for å kjenne til evakueringsplanene dine for typen katastrofe. Ditt første hovedmål er å sikre at alle - spesielt dine ansatte er utenfor anlegget og er trygge. Å miste en ansatt til katastrofe kan ødelegge bedriften din, avhengig av hvor viktig den ansatte er for bedriften din. Når du har kommet til de utpekte møtepunktene for evakuering, kan du utføre et antall av dine ansatte for å sikre at alle er til stede og har det bra. Hvis en ansatt er rammet av katastrofen, kan du begynne å gjøre en innsats for å hjelpe dem til å komme seg så snart som mulig.
Trinn 2: Evaluer graden av skade som katastrofen har gjort. Mistet du varebeholdningen? Mistet du viktig informasjon om kunde og produkt? Forårsaket katastrofen betydelig skade på datasenteret ditt? Mistet du noen viktige eiendeler i virksomheten din ? Svarene dine vil avgjøre hvilke skritt du må ta for å oppnå full utvinning av de tapte enhetene.
Trinn 3: Kontakt tredjeparter som kan være til hjelp. Ta kontakt med leverandørene og kundene dine for å informere dem om utviklingen og be om deres støtte mens du prøver å få virksomheten til å gå igjen. Ta i tillegg kontakt med forsikringsselskapet ditt for å begynne å gjøre trekk for et krav.
Trinn 4: Ring et møte med dine ansatte, ledere og aksjonærer. På møtet må du varsle dem om hvor lang tid det kan ta å komme seg, og fremheve de forskjellige utvinningsstrategiene i kontinuitetsplanen din.
Trinn 5: Begynn restaurering av varer eller tjenester som kreves for å gjenoppta forretningsdrift til et funksjonelt nivå, selv om selskapets bygg fortsatt er renovert. Hvis noen av dine ansatte kan telekommunikere foreløpig, må du ta med det, siden målet ditt er å få virksomheten tilbake på beina så snart som mulig.
Trinn 6: Kontroller forsikringsdekningen din, og finn ut hvilke skadede eiendeler ( som maskinvare / programvare og infrastruktur som må byttes ut .) Sett sammen en fullstendig liste over disse eiendelene og analyser hvordan du vil erstatte dem. Send listen også til forsikringsselskapet som kostnaden for å erstatte tapte eiendeler.
Selv om planer for virksomhetskontinuitet varierer etter virksomhet og type katastrofe som forventes, er disse trinnene gjeldende for praktisk talt alle kontinuitetsplaner.