De fleste virksomheter som til slutt blir store startet i det små, akkurat som Apple® og Microsoft®. Noen av dem startet fra garasjen, og de ble etter hvert til å bli et husnavn over hele verden. Sannheten er at utover det å ha en fantastisk forretningsidé, er engasjement, disiplin, engasjement og oppmerksomhet på detaljer noen av de grunnleggende egenskapene som gjør at en liten bedrift blir så stor.
Hvis du er en gründer som driver en liten bedrift eller handler innen detaljhandel, er en av nøklene du trenger for å få virksomheten til å vokse og bli svært lønnsom, å sette i gang en prosess som vil sikre effektiv lagerstyring. Ordtaket om at "detaljhandel er detaljering" beskriver riktig begrepet effektiv lagerstyringsmetode for små bedrifter; du må bare ta hensyn til alle aspekter av din lille bedrift hvis du vil at den skal vokse.
Viktigheten av lagerstyring for eiere av små bedrifter
Ingenting sender en kunde i hendene på en konkurrent som mangelfullt lager. På samme tid dreper ingenting kontantstrøm og til slutt lønnsomhet som overflødig varebeholdning.
Som forretningsmann må du holde et balansert lager for å unngå å miste kunden din, samt å unngå å holde overskytende lagerbeholdning. Derfor må du ha et veldig solid lagerstyringssystem. Her er noen av de viktige fordelene med lagerstyring.
en. Forebygging av aksjesituasjoner
Se for deg at din nærmeste dagligvarebutikk hele tiden er ute av ditt favorittmerke av frokostblandinger, og så hører du om en annen butikk ikke så langt unna som nesten aldri går tom for det samme merket. Selvfølgelig ville du begynne å besøke den nye butikken for å få hendene på det kjære kornproduktet ditt.
Og etter hvert, siden det ville være ubeleilig for deg å handle dagligvarer i to forskjellige butikker, måtte du velge en butikk - og det vil selvfølgelig være butikken som alltid har det du trenger på lager. Dessverre har din nærmeste dagligvarebutikk mistet en kunde på grunn av sin dårlige lagerstyring.
Du må alltid strebe for å tilfredsstille kundenes behov ved å sikre at de til enhver tid får tilgang til produktene dine, og den beste måten å gjøre dette på er gjennom riktig lagerstyring.
b. Unngå overstokk
Overstocking er i seg selv et problem. Når du lager for mye av et produkt, er det stor sjanse for at du kanskje ikke kan selge dem alle i tide, og det er stor sannsynlighet for at noen varer vil gå dårlig eller til og med bli foreldet, noe som fører til store tap for bedriften din.
c. Reduserte holdekostnader: Kostnadene for å holde varelager henger veldig sammen med størrelsen på varelageret. Hvis du beholder akkurat riktig mengde varebeholdning, trenger du ikke å bruke for mye på lagring, vedlikehold, bemanning og alle andre holdekostnader.
d. Reduksjon av tyveri og pilfering
Et annet problem som følger med lagerstyring, som riktig lagerstyring er med på å forhindre er reduksjon av tyverier. Det er alltid uærlige ansatte eller kunder som prøver å "hjelpe seg selv" med noen av selskapets produkter. Med riktig lagerstyring og overvåking vil du være i stand til enkelt å oppdage og kontrollere slike situasjoner.
e. Styring av arbeidskapital
Du trenger arbeidskapital for å styre alle aspekter av virksomheten din. Men når du synker inn for mye midler i varelager, kan andre aspekter av virksomheten din lide fordi det ikke er nok midler til å utføre andre aktiviteter.
Lagerstyring hjelper deg med å holde akkurat den passende mengden aksjer. Aksjene dine vil ikke være for mye slik at du må synke for mye arbeidskapital i den. Og det vil ikke være for lite slik at din arbeidskapital ikke blir utnyttet effektivt.
f. Tilstrekkelige råvarer
Lagerstyring er enda viktigere for produsenter fordi du på ingen tid har lov til å gå tom for råvarer. Hvis du noen gang går tom for råvarer eller en essensiell ingrediens for produksjonen, kan det føre til følgetap som tap av lønn til arbeidere, tap av tid og andre slike tap. Produsenter bruker lagerstyring for å sikre at passende mengder produksjonsmateriell alltid er tilgjengelig.
g. Nøyaktig resultatregnskap
Inventory er en forretningsfordel på egen hånd. Og når du forbereder regnskapet, må du oppgi den nøyaktige verdien av din nåværende varebeholdning. Uten riktig lagerstyring er det du i beste fall får en antatt eller til og med overdrevet figur. Dette betyr også automatisk oppblåst fortjeneste og unøyaktige økonomiske rapporter.
h. Re-bestilling
Lagerstyring hjelper deg å vite når du skal bestille på nytt på lager. Det hjelper deg også å unngå tidsforsinkelser i ombestillingsprosessen. Noen ganger når du ombestiller viktige produksjonsmaterialer, vil leverandøren ta tid før du behandler bestillingen og leverer til deg. Med riktig lagerstyring ville du ha funnet ut at hver leverandørs ledetid var ute og ville kunne bestille på riktig tidspunkt.
Jeg. Lagereffektivitet
Hvis du har et veldig stort lager eller flere lager, blir det vanskelig å vite hvilket lager som inneholder hvilke varer, og dette fører til unødvendige forsinkelser i produksjonsprosessen. Med tilstrekkelig lagerbehandling kan slike problemer elimineres eller reduseres til det minste minimum. Det hjelper også til å redusere lagringskostnadene betraktelig.
j. Identifisering av potensielle problemer
Riktig lagerstyring gjør det enklere å raskt identifisere potensielle produksjonsproblemer som er relatert til lagerstyring og gjør det mulig for deg også å gjøre raske tiltak.
Selv om lagersporing ikke er en hyggelig oppgave, er det et sentralt aspekt ved å drive en vellykket virksomhet. Å ha et godt system på plass for å spore lager og salg vil hjelpe deg med å finne ut hvilke varer du har på lager, hva du har solgt, hva som fremdeles er på bestilling og når ordrene dine kommer.
Med et slikt system kan du raskt gjenkjenne hurtigselgende produkter som du trenger å bestille på nytt og sakte selgende produkter som du trenger for å merke ned eller markedsføre mer aggressivt. I tillegg kan det å spore inventar regelmessig og effektivt hjelpe deg med å holde et moderat lager som ikke er for mye eller for lite.
Å ha for mye lagerbånd knytter midler som ellers kan brukes til driftskostnader eller til andre viktigere formål. Å ha for lite lager, derimot, gjør at du mister inntektene fordi du ikke har nok produkter å selge. Etter å ha diskutert viktigheten av lager- og salgsporing, la oss nå diskutere hvordan du sporer lager og salg i din lille bedrift. Det er mange måter å spore lagerbeholdningen på, og alle disse metodene faller under to kategorier: manuell og automatisert.
To måter å spore lager og salg
I. Manuell metode
For å spore lageret ditt ved hjelp av den manuelle metoden, begynn med å telle produktene dine for å bestemme startbeholdningen. Kategoriser deretter varelageret ditt først etter produktnavn, deretter etter andre spesifikke attributter for produktene, for eksempel farge, størrelse, bruk, dato eller stil.
Hvis du for eksempel har parfymer som varebeholdning, vil du kategorisere dem etter navn, deretter om de er for menn eller kvinner eller begge deler, deretter etter størrelse. Dette gjør det lettere for deg å spore hva du trenger og hva du ikke har solgt. Etter å ha sortert varene på varebeholdningen din i kategorier, oppretter du et regneark i Microsoft Excel for å spore inventar og salg.
Bare opprett et regneark for hvert produkt og liste opp det opprinnelige varetellingen for det produktet. Fra det punktet, juster den opprinnelige varetellingen etter behov. Det vil si trekke alt salg av hvert produkt fra registeret ditt og legge til nye ankomster til det. Gjør dette minst en gang i uken, juster justering av totalbeholdningen etter behov.
Microsoft Excel vil være nok hvis du har mindre enn 10 forskjellige varer på varebeholdningen. Imidlertid, hvis du har mer enn 10 elementer på lageret ditt, er et bedre alternativ å sette opp en lagerdatabase i Microsoft Access. Microsoft Access tilbyr lagermaler som er halvautomatiserte, mer attraktive og enklere å bruke. Og du kan skrive ut praktiske lagerrapporter for å spore salg, tillegg til varelager og avkastning. Det er imidlertid fortsatt ikke så effektivt som et helautomatisert system.
II. Automatisert metode
Hvis du driver en virksomhet som har flere forskjellige varer på varebeholdningen (for eksempel en butikk), må du bruke et automatisert system fordi den manuelle metoden for varelager og salgsporing vil være for tungvint, hvis den i det hele tatt er gjennomførbar.
Selv om det er mange automatiserte metoder, innebærer den vanligste og mest effektive en å integrere profesjonell lagerbehandlingsprogramvare med en strekkodeskanner og registre i butikken din. Hvert produkt har en unik strekkode som skannes ved kassen. Strekkoden inneholder pris samt annen relevant informasjon om varen.
Når strekkodeskanneren har oppdaget og registrert et produkt for salg, registrerer den automatisk salget og trekker antall enheter for den varen som er kjøpt fra det totale antallet enheter som er igjen i butikken. Dette gjøres i løpet av sekunder.
En annen metode involverer bruk av radiofrekvensidentifikasjon, som merker hvert inventarelement med en plastkode som inneholder en programmerbar mikrochip og en liten antenne. Taggene inneholder relevant informasjon om hvert produkt og kan leses av spesiell håndholdt leser.
Selv om dette alternativet er dyrere enn bruk av strekkoder, kommer det med mange fordeler. Taggene kan leses på lang avstand. En enorm haug med merkede elementer kan leses samtidig, og informasjonen på kodene kan oppdateres umiddelbart når elementene flyttes fra et punkt til et annet i butikken din. Og interessant nok kan taggene settes til å utløse en alarm når varen forlater butikken - forhindrer tyveri av merkede varer.
Så hvis du selger varer som er veldig dyre, for eksempel smykker, ville du ha det bedre med dette alternativet. Selv om du sporer salget og varelageret ditt med et automatisert system, må du foreta en manuell sjekk minst en gang i året for å sikre at du ikke har mistet noen varelager.
10 effektive tips for lagerstyring for småbedrifter
Sannheten er at hvis du ikke holder korrekt oversikt over alle transaksjoner med produkter og tjenester i virksomheten din, vil du sannsynligvis kjempe for å tjene penger, og det vil sikkert påvirke budsjetteringen. Faktisk er dårlig lagerstyring en del av det som får et selskap til å gå konkurs. La oss nå raskt gjennom de 10 effektive tipsene for lagerbehandling for små bedrifter:
1. Lag en spesiell Excel Spread Shit for daglig lageropptak
En av de grunnleggende tingene du trenger å gjøre for å sikre effektiv lagerstyring for din lille bedrift, er å lage en spesiell excel spread shit med det formål å notere daglig. For eksempel hvis du driver en mamma- og popvirksomhet og ikke har råd til en tilpasset programvare, kan du skrive ut en excel spread shit og gjøre manuell aksjeopptak; en innbundet bok kan til og med tjene samme formål.
2. Forsikre deg om at alle varer som kommer inn i lageret ditt er dokumentert av forskjellige tjenestemenn
Et annet tips som vil garantere deg effektiv lagerstyring for din lille bedrift, er å sikre at alle varer som kommer inn i lageret ditt eller butikken blir dokumentert av forskjellige tjenestemenn. Prosessen er enkel, når en lastebil har brakt inn lageret ditt, vil sjåføren av lastebilen presentere sin kupong til sikkerhetsmannen ved porten, sikkerhetsmannen vil bekrefte og ta sitt eget lager, og deretter lagersjefen bør også ta sitt eget lager separat fra sikkerhetsmannen.
4. Rådfør deg med programvareutviklere for å utvikle tilpasset lagerprogramvare for din virksomhet
Det er tilpasset lagerprogramvare som sikrer effektiv lagerstyring; det vil hjelpe deg med å opprette fakturaer og også generere kvitteringer for alle forretningstransaksjoner. Sannheten er at de fleste små bedrifter kanskje ikke kan betale en programvareutvikler for å hjelpe dem med å utvikle tilpasset programvare for virksomheten. Hvis du har råd til tilpasset programvare for virksomheten din, gjør det for all del.
4. Håndheve obligatorisk utstedelse av kvittering for hver forretningstransaksjon
Et annet tips for effektiv lagerstyring for små bedrifter er å håndheve utstedelse av kvittering for hver forretningstransaksjon. Det å utstede kvittering elektronisk er det som er på moten. Det vil hjelpe virksomheten din med å plugge smutthull som kan tappe din virksomhet.
5. Oppfordre til bruk av POS-maskin mot kontanter
Hvis du vil implementere effektiv lagerstyringsstruktur for småbedrifter, må du oppmuntre til kontantløs transaksjon. Bruk av Point of Sale Machine (POS) er en effektiv måte å minimere svindel i små bedrifter. Med POS-maskiner kan du være trygg på at salgsjentene / guttene dine ikke stjeler pengene dine.
6. Opprett et sentralt databasesystem:
Du må lage et sentralt databasesystem spesielt hvis du har flere salgssteder. Et sentralisert databasesystem vil muliggjøre enkel sporing av alle forretningstransaksjoner i bedriften i sanntid. Faktisk kan du sitte på kontoret eller hjemme for å overvåke flyten i virksomheten når du har et sentralisert databasesystem.
7. Utvikle ditt tilpassede sporingssystem
Det er forskjellige sporingssystemer som du kan få på plass for å håndheve effektiv lagerstyring for småbedrifter. Du kan sitte sammen med teamet ditt for å finne det beste sporingssystemet som passer din virksomhet. Men hvis du driver en transportvirksomhet eller en drosjevirksomhet, kan du installere bilsporer til alle lastebiler og drosjer - det er de enkleste og mest praktiske måtene å spore inventar til slik virksomhet.
8. Lag en forretningsprosess som hjelper deg å motta tilbakemelding fra kundene dine
En annen måte å implementere effektiv lagerstyring for den lille bedriften din er å lage en forretningsprosess som hjelper deg å motta tilbakemelding fra kundene dine. For eksempel i noen banker, når du setter inn kontanter, må du slippe en kopi av telleren din i en boks inne i banken, og du vil også bli bedt om å oppgi detaljer om transaksjonen din i en hovedbok. Du kan ta i bruk denne modellen for varesporing hvis den passer for din virksomhet.
9. Informer leverandørene og leverandørene om rapporten du ønsker fra dem
En annen måte å sikre effektiv lagerstyring for den lille bedriften din er å ta kontakt med leverandørene og leverandøren for å diskutere forventningene dine til dem når det kommer til varelager. Din avtale med dem kan være at du kan få tilgang til detaljene i alle transaksjonene med dem hver halvårlige, seks måneders basis eller til og med årlig. Det er en måte å sammenligne poster for å være sikker på at du er på banen.
10. Lei lagerbeholdningskonsulent for å hjelpe deg med å gjennomgå varelagerstrukturen fra tid til annen
Til slutt er en av tingene du trenger å få på plass for å sikre at du implementerer effektiv lagerstyringsstil for småbedrifter, å ansette en lagerkonsulent som hjelper deg med å gjennomgå lagerbeholdningen og strukturen fra tid til annen. Denne tilnærmingen vil hjelpe deg å rette feil i forretningsprosessen.
Der har du det; de 10 effektive lagerstyringstipsene for små bedrifter.