Det spiller ingen rolle hvor mye du har brukt på å forsikre forskjellige aspekter av virksomheten din; du fortsatt trenger en forretnings kontinuitetsplan.
En forretnings kontinuitetsplan gjør det lettere for deg å håndtere katastrofe og få virksomheten din i gang igjen i tilfelle en uforutsett uheldig hendelse. Med en virksomhetskontinuitetsplan på plass, ville du ikke måtte tape mye i forhold til potensielle bedrifter, kunder og ansatte når en katastrofe oppstår. Du vil kunne fortsette virksomheten din igjen, akkurat som ingenting skjedde.
En forretnings kontinuitetsplan er en av de billigste forsikringsformene et selskap kan ha, da det ikke vil koste deg noe. Men dessverre, mange selskaper foretrekker å videreføre dette viktige aspektet og pleier vanligvis ikke før det blir for sent. For å utvikle din egen forretningsplan for kontinuitet, her er noen av sjekklisteartiklene du bør ta med.
Skrive en forretnings kontinuitetsplan - Eksempelmal / sjekkliste
1. Liste planens mål og mål
Først må du tydelig analysere grunnen din for å lage forretningskontinuitetsplanen så vel som målene du ønsker å oppnå. Selvfølgelig er hovedmålet ditt for å lage en kontinuitetsplan å hjelpe selskapet ditt med å sprette tilbake så raskt som mulig i tilfelle det blir rammet av en katastrofe. Du bør oppgi dette i forretnings kontinuitetsplanen (BCP) så vel som naturen til potensielle katastrofer.
2. Sikkerhetskopieringspersonell
Deretter bør du lage en liste over personell som vil ta ansvar for beslutningstaking eller fylle viktige roller når katastrofe oppstår. Noen stillingsfunksjoner er for viktige til å la være tomme av en eller annen grunn, da det å føre dem ledige kan føre til enda større problemer for fortsatt eksistens av selskapet. Du bør identifisere slike stillinger og lage en liste over personer som vil fylle slike stillinger sammen med deres kontaktadresser, e-postadresser og telefonnummer og all annen nødvendig kontaktinformasjon.
3. Eksterne kontakter
Bortsett fra de interne kritiske stillingene, er noen eksterne stillinger også svært kritiske - for eksempel forretningskonsulenter, firmaadvokater og regnskapsførere, bankfolk og informasjonsteknologikonsulenter. Stort sett skal dette være mennesker som er instrumentale og kan hjelpe til med å hjelpe virksomheten med å sprette raskt tilbake. Du bør lage en liste over slike personer så vel som deres kontaktadresser og inkludere den i virksomhetens kontinuitetsplan.
4. Utstyr
Gjør det samme for kritisk utstyr også. Er det maskiner eller utstyr som er avgjørende for driften av din virksomhet? Er det noe spesiell programvare som inneholder viktige forretningsdata ? Du bør lage en liste over slikt utstyr og programvare. Og hvis det er noen sikkerhetskopier utenfor stedet, bør disse også inkluderes.
5. Forretningsdokumenter
Hvert selskap har noen viktige dokumenter og forretningsdokumenter, som inkorporeringsdokumenter, skattesertifikater, bankinformasjon, leieavtaler og personalinformasjon. I tilfelle det oppstår en katastrofe som brann eller flom, kan slike dokumenter gå tapt og dermed føre til ytterligere komplikasjoner for virksomheten. Hvordan har du tenkt å håndtere tap av dokumenter hvis en katastrofe oppstår ? Du bør ta med dette i BCP-en din.
6. Beredskapsutstyr
La oss anta at et produksjonsselskap mister alt sitt vitale utstyr og maskiner, som det bruker for å produsere varene sine. Selvfølgelig ville selskapet ha forsikret dette utstyret og maskinene, men forsikringsselskapet har ikke tenkt å betale deg samme dag som du fremlegger kravene dine, vil de vel? Vil du da la forbrukerne henge og la konkurrentene overta mens du prøver å komme deg sammen igjen ? Du må legge en plan for beredskapsutstyr som kan brukes til å fortsette driften til du kan begynne å fungere fullstendig igjen.
7. Beredskapslokalitet
Hvor vil du flytte virksomheten din til midlertidig i tilfelle du mister de nåværende forretningslokalene? Kan dine ansatte jobbe hjemmefra i påvente av at du kan gjenopprette din beliggenhet ? Dette er ting du må se nærmere på og detaljere hvordan det skal håndteres hvis slike situasjoner oppstår.
8. Instruksjonsliste
Det bør også være en instruksjonsliste som inneholder flere viktige oppgaver som skal håndteres i katastrofetider og hvordan de skal håndteres. For eksempel bør det være en detaljert instruksjon om hvordan du kontakter forsikringsselskapet ditt for å informere dem om katastrofen, samt hvordan du kan inngi forsikringskrav. Dette bør gjøres for hvert avgjørende ansvar i selskapet.
9. Dokumentasjon av virksomhetens kontinuitetsplan
Når du er ferdig med å skrive forretningsplanen for kontinuitet, må du sørge for at den er dokumentert i både myke og harde kopier. Du kan bruke skylagring og sikkerhetskopiering utenfor stedet for myke kopiene. Når det gjelder papirkopiene, må du forsikre deg om at hvert nøkkelpersonell ikke bare har en kopi, men også forstår hva de skal gjøre med det.
Selv om en forretnings kontinuitetsplan er enkel å lage og bør være noe du kan komme på med på egen hånd, kan du vurdere å ansette en konsulent for å håndtere den for deg hvis du synes det er utfordrende å håndtere.