Vil du levere produkter i tide og utvide restaurantvirksomheten din? Hvis JA, her er 50 beste tips og triks for håndtering av restaurantbeholdninger for 2019.
Å administrere en restaurant byr på en mengde utfordringer, og en av de viktigste er hvordan du kan holde oversikt over restaurantens inventar. Lagerstyring er styring av lager og lager. Som et ledd i styring av forsyningskjeden inkluderer lagerstyring aspekter som å kontrollere og føre tilsyn med bestilling av varelager, lagring av varelager og kontroll av mengden produkt som er til salgs.
Med dine tynne marginer er kontrollerende kostnader nøkkelen til suksess og til slutt mer profitt. Siden mat og arbeidskraft typisk er din største utgift, er det viktig å ha en restaurantbeholdningsprosess og policy for virksomheten din.
Hva er viktigheten av å ta inventar på en restaurant?
Hovedhensikten med å ta varebeholdning er å måle mengden av gjenstanden restauranten din bruker over tid, å sammenligne den med salget og undersøke gapet mellom produksjonsverdien og salget. Styring av restaurantbeholdning er også veldig viktig for å holde butikken i orden, og den er også nyttig for å redusere sløsing med ingredienser og ressurser.
Betydningen av lagerstyring kan ikke overvurderes i en restaurantvirksomhet. Planen for matbeholdning holder alt på plass, organisert og tilkoblet - og ett lite tilsyn kan føre til en drastisk endring for virksomheten din.
Å holde oversikt over kjøkkenbeholdningen din fører til mer informert planlegging og beslutninger. Hvis du ikke sporer lagerbeholdningen effektivt, kan prognosen din være av og føre til at forsyningsordrene dine er unøyaktige, noe som vil kaste bort mye tid, ressurser og penger.
Selv om noen ledere ikke ser lagerstyring som viktig, er det litt av en stor sak. Statistisk havner 16% av maten i søpla. 75% av de ansatte sier at de har stjålet fra arbeidsgiverne på et tidspunkt, noe som representerer svimlende 7% av inntektene dine. Og restauranter som tar regelmessig varebeholdning kan øke overskuddet med opptil 24% i året.
Her er andre grunner til å gjøre restaurantbeholdning regelmessig.
en. Lagerstyring spiller en veldig viktig rolle i alle aspekter av restauranten din - fra leveringsordrene du gjør til kundeoppdragene du tar. Fordi denne delen av jobben alltid vil være der, er det en investering som er verdt det å bruke tid til å forstå hvordan du lager inventar og vedta programvare for lagerbehandling.
b. Kjenn din økonomiske status: å måle den økonomiske helsen til en restaurantvirksomhet går langt utover å vite hvor mye som er på bankkontoen. Dette tallet vil ikke fortelle deg hvor mye produkt du har for hånden eller hvor mye penger som varene representerer.
Ved hjelp av en effektiv varebeholdning vil du enkelt kunne beregne tall som er viktige for å forstå den økonomiske helsa til bedriften din ... som Kostnad for solgte varer. Sammenlignet med omsetningen, gir kostnadene for solgte varer deg den beste innsikten i fortjenestemarginene.
Du kan bruke denne enkle formelen:
- (Kostnad for solgte varer + arbeidskraftskostnader) / Totalt salg = Prime Cost
- Hvis antallet du får er over 60% ... har du problemer.
c. Spor forventet bruk av varelager: normalt er det samme mengde gjenstander som blir brukt fra spiskammeret på en uke til uke basis. Så med mindre det var noen spesiell hendelse som skjedde, må du finne ut hvorfor det var en betydelig endring i antall forsyninger som ble brukt fra spiskammeret. Med et vanlig restaurantbeholdning vil du kunne:
- Identifiser betydelige økninger eller reduksjoner i matbruken umiddelbart
- Øk bestillingen for å unngå mangel
- Reduser bestillingen for å unngå et overskudd
d. Reduser matavfall : Matavfall påvirker restaurantens suksess så vel som samfunnet for øvrig. Bare i USA ble rundt 100 milliarder kilo mat bortkastet i løpet av 2010 alene. Til tross for strenge strategier for å bekjempe denne trenden, har tallet holdt seg relativt stillestående siden. Sannheten er imidlertid fortsatt at uansett hvor hardt du prøver, vil det fremdeles være noen forsyninger som vil gå dårlig før du kan bruke dem. Men du bør gjøre alt du kan for å redusere dette tapet for din velværes restaurant.
Det første trinnet i å redusere avfall er å identifisere avfallshastigheten din ... som du ikke kan gjøre uten en pålitelig inventar. Gjennomsnittlig avfallstall er 3, 11 prosent for en restaurant med full service. Hvis du kjører beregningene dine, og du oppdager at gjennomsnittlig svinnrate er over 3, 11 prosent, kaster du bort unødvendig mat og dermed taper penger.
e. Bekjempelse av tyveri: så mye som du vil stole på dine ansatte, er det ingen som benekter at det er stor sannsynlighet for at du kan ansette et dårlig egg som vil prøve å stjele fra deg. Bedrifter i USA taper mellom 40 og 400 milliarder dollar på grunn av tyveri av ansatte årlig. Dette tyveriet bidrar til at 50% av alle virksomheter svikter.
Ved å holde et konsistent inventar og undersøke eventuelle skarpe uregelmessigheter, vil du kunne begrense og til og med fange tyveri. Ingenting oppmuntrer en tyv som å vite at det ikke er noe system på bakken for å sjekke kompisene hans eller hennes handlinger. Som en bonus kan synlig å ta og vurdere varebeholdningen være avskrekkende ansatte trenger for ikke å stikke noe i posene før skiftets slutt.
f. Forhindre overbestilling: som nevnt før, er svinn et stort tema for mange restaurantbedrifter. Gitt, du vil ikke at bakrommet ditt skal være tomt. Men du vil heller ikke at innholdet i bakrommet skal stå for en uforholdsmessig stor prosent av restaurantens kapital. Ved å utføre vanlige varelager, vil du kunne vite hvor mye dagligvarer du trenger og som sådan forhindre overbestilling.
Når dette tas i betraktning, er det klart at styring av lagerbeholdning er veldig viktig for suksessen til en restaurantvirksomhet. Å vite riktig tidspunkt for å legge til bestemte gjenstander, hvor mange av slike ting du skal kjøpe, hvor mye du skal betale, når du skal selge og til hvilken pris som kan bli vanskelige valg å ta uten riktig informasjon.
Gitt de betydelige kostnadene og fordelene som er forbundet med varelager, bruker restauranter mye tid på å prøve å finne ut hva som utgjør det optimale lagerbeholdningen som til enhver tid bør opprettholdes for ikke å ha for mye eller for lite lager på noe tidspunkt i tide.
Her er 50 beste tips og triks for håndtering av restaurantbeholdninger som garantert hjelper bedriften din.
50 beste tips og triks for styring av restaurantbeholdninger for 2019
- Begynn med kritiske elementer
Menyen din er en veldig kritisk del av din restaurantvirksomhet, og som sådan er den et godt utgangspunkt for lagerstyringen din. Det er sannsynligvis noen få varer som er toppselgere på menyen (spesielt de med høy verdi men med lave kostnader), så du har ikke råd til å forvalte varebeholdningen som kreves for disse varene. Du bør ha den "strammeste" kontrollen på kritiske ting. Disse varene bør være oppfunnet hvert skift og i det minste hver dag.
2. Opprett pars for hver enkelt vare: På lager er "par" nivået som lageret fylles på. Hvis du setter par, kan du holde nok lager tilgjengelig, for at du ikke går tom for det du trenger. Mange operasjoner setter nivået på det daglige salgsnivået pluss leveringstiden, for å sikre at virksomheten aldri blir uten de essensielle produktene.
Det er ingen verdi å vite hvor mye du har for hånden, med mindre du binder dette tallet til produksjon og salg. Sørg for å legge til nivået i tellingen for å vite når og hvor mange du vil bestille. Dette vil også bidra til å følge med på salgsenhetene dine.
3. Implementere en prosess for styring av restaurantinventar: Ta deg tid til å implementere en prosess og hold deg til den! Etabler det beste tidspunktet for å gjøre varebeholdningen som knytter seg til bestillingsprosessen og leveringen. Sørg for å ta deg tid til å gjøre inventaret eller hold lederne dine ansvarlige for å fullføre varelageret. Husk at jo mer kompleks og mangfoldig menyen er, desto viktigere er det at inventaret fullføres trofast.
4. Bruk regnskapsprogramvare til styring av restaurantbeholdning: selv om du fremdeles kan telle med penn og papir, er det fremdeles viktig at du legger det inn i programvare som knytter seg til salget. Restaurantvirksomheten har blitt for sammensatt og tidskravene er for stramme til å prøve å holde oversikt over varelageret med et manuelt verktøy som penn og papir. Invester i en god programvare, og du vil ikke angre.
Sett opp et programvarebasert lagerstyringssystem. Selv om du bare driver en liten restaurant, vil du ha minst et par dusin varer på lager, og større operasjoner kan lett ha flere hundre. Den virkelige bekvemmeligheten med et programvarebasert lagersystem er den automatiske beregningsfunksjonen, og med programvare kan du forhåndsinnstille ordrer som skal utløses på visse lagernivåer.
5. Gjennomfør deg selv og stikkprøvekontroll: så snart du har etablert en prosess for lagerstyring, må du være den første til å fullføre prosessen selv. Når teamet ditt er ansvarlig for å føre varebeholdning, kan du sjekke prosessen med intervaller du er mest komfortabel med, enten det er en gang i måneden eller en gang i kvartalet. Husk at varebeholdningen er salget ditt som ikke er ført gjennom registeret ennå, så husk å følge med på hva som er på baksiden av huset.
Hvis det administreres riktig, bør du ha nok lager for å kunne forberede alt på menyen, men ikke for mye til at produktene begynner å ødelegge. Det kan også hindre deg eller dine ansatte i å bli "fristet" av de "gode tilbudene" som leverandørene dine kjører - sjekk varelageret og bruken før du kjøper den "avtalen".
6. Tren staben din i inventar: Å kaste utklippstavlen eller programvaren i hendene på enhver ansatt og sende ham eller henne tilbake til lageret er en oppskrift på katastrofe. Beholdningsstyring kan ikke falle helt på én person - spesielt ikke på bedriftsrestauranter eller bedrifter med flere lokasjoner. Ledere og skiftledere skal levere detaljerte lagerrapporter hver gang de klokker ut og varsle teamet om større stans eller problemer.
Dette ansvaret faller også på linjekokkene og de ansatte i hjemmet, som bør notere søl, feil og råtten mat når de kommer over det. Det kan være tøft å lære dine ansatte å bli inventareksperter eller dedikerte matematikere, men det er lettere hvis du har et brukervennlig system for brukervennlighet for dine ansatte.
For å sikre maksimal konsistens og lagerstabilitet, må du ha to til tre dedikerte lagerbeholdere på laget ditt. Velg noen av de mest detaljorienterte ansatte og "promoter" dem til status som varebeholder.
Når du har valgt valgene dine, kan du ta deg tid til å trene dem på riktig lagerstyring. Derfra kan du velge noen få av dine interne, bestillingsmottakende og sokkeleksperter for å sikre at prosessene som er på plass kjøres som den skal.
Når din veltrente gruppe er i gang, avgrens prosessen ytterligere. Del forskjellige varelagerrelaterte oppgaver på tvers av de viktigste medarbeiderne. Tildel teammedlemmer å takle følgende lagerrelaterte oppgaver:
- Organiser lageret
- Motta bestillinger
- Telle inventar
- Gjør prisoppslag
- Beregn Kostnad for solgte varer
- Send økonomiske rapporter
Ved å tildele disse oppgavene har du nettopp laget din egen liste over poengpersoner som du kan stille når du trenger et spørsmål om besvart besvarelse.
7. Spor salget ditt daglig: Selv om det bare er en daglig fem-minutters gjennomgang som fører til et dypdykk ukentlig i dataene dine, er den beste praksisen å spore restaurantsalg hver dag. Når du sjekker salg daglig i stedet for ukentlig, hver uke eller månedlig, holder du deg med de umiddelbare endringene i restauranten din, slik at du kan foreta raske og rettidige justeringer av restaurantens varelagerplanlegging og levering av leveranser.
For eksempel, hvis du har et sesongobjekt som du planlegger å fjerne fra menyen, kan du enkelt se når det fases ut i øynene til kundene dine dag for dag i stedet for å ta det av menyen for tidlig eller for tidlig.
Gitt, salgsporing og dataanalyse kan være ganske vanskelig hvis du ikke har riktig teknologi. I stedet for å beregne alt selv for hånd fra et varelager eller trekke på skuldrene og gjette ved intuisjon, må du sørge for at du får tilgang til data rett fra salgsstedet ditt. På denne måten kan du plukke opp avvik og prøve å finne ut kilden til tap.
8. Ta med noen "Just In Case" -inventar: Restauranten din bør ha en ekstra tilførsel av proviant som pleier å gå raskt. I tilfelle en nødsituasjon, kan du bruke disse ekstra bestemmelsene til å oppfylle bestillinger og tilfredsstille kunder. Bare sørg for å bytte ut dette 'i tilfelle' inventar regelmessig, slik at det ikke går dårlig når du kommer til å bruke det.
9. Start fra begynnelsen: Start fra bunnen av og ikke bygg på det som allerede er på bakken. Enten du er den nye eieren, daglig leder eller kjøkkensjefen for en restaurant, må du bekrefte varelageret ditt slik at du vet hvor du står.
Utfør denne første tellingen selv, selv om du planlegger å delegere ansvaret for lagerkontroll. Det er ingen erstatning for å se hva du har i hyllene dine og i kjøleren din som grunnleggende kunnskap for å styre en restaurant og føre tilsyn med varelagerkontroll.
10. Etablere selskapets policyer for lagerkontroll : Forsikre deg om at det blir ført nøyaktige varelager og at minst en part er spesielt ansvarlig for lagerstyring. Mange restauranter i dag lager inventar på daglig eller til og med nær sanntid basis, og nesten alle minst ukentlig.
11. Konfigurer prosedyren for lagerbehandling for å involvere to personer om mulig : Ikke bare gjør to sett med øyne det mindre sannsynlig at noe vil gå glipp av under lagertellingen, det er også et godt generelt sikkerhets- og antitap-tiltak. Parring reduserer feil og fristelsen til å manipulere resultater eller lommevarer.
12. Hold oversikt over bruken din: Bekreft forventet bruk og undersøk betydelige avvik. Restauranter kan spore det eksakte antallet av hvert element på menyen som selges hver dag, og har derfor også en ganske god ide om hvilke ingredienser som brukes og hvordan det skal gjenspeiles i varelageret. Imidlertid er lagervariasjoner en del av restaurantvirksomheten.
Noen ganger ødelegger en ansatt ved et uhell et stort parti mat, eller ødeleggelse oppstår på grunn av en avbestilling av banketten eller et annet forventet krav som ikke blir til. Betydelige avvik fra forventet bruk kan imidlertid representere tyveri, og bør undersøkes.
Hvis du administrerer varelager for en større restaurant, kan du vurdere en strekkodeoptisk skanning eller radiofrekvens-ID-lagersystem. Disse systemene automatiserer lagerkontrollprosessen videre og gjør det mye enklere for ledelsen å spore bruk og undersøke tap.
13. Forbered ditt salgssted for å spore lagerbeholdningen din: Først må du legge inn hver eneste ingrediens som går inn i maten. Du selger kanskje cheeseburgere og milkshakes, men du kjøper blant annet storfekjøtt, ost, is og melk. Definer minimumsnivåer for hver ingrediens, og tilknytt dem med leverandørene dine.
Når lageret blir lavt, kan salgsstedet varsle deg om dette faktum og til og med generere en innkjøpsordre for å fylle på forsyninger, klar til å signere. Å legge til alle menyelementene kommer på andre siden de vil være basert på oppskrifter som bruker ingrediensene dine. Ved å gjøre det på denne måten, kan ditt salgssted automatisk oppdatere mengden av alle ingredienser i det måltidet du selger.
14. Forbered dine ansatte (eller deg selv) på inventarutinen: Selv om alle i det minste bør bli gjort oppmerksom på hva prosedyrene og forventningene er, bør du sørge for at en eller to personer er ansvarlige for det som nevnt tidligere.
For enda bedre resultater, sørg for at det er to personer som ikke er deg. I alle fall skal den som håndterer varebeholdningen i dag også den som håndterer det i morgen og dagen etter. Behovet for konsistens strekker seg også til personellet: over tid vil oppgaven gå raskere og jevnere hvis det er det samme teamet som håndterer det hver gang.
15. Gjør oversikt over omgivelsene dine: Nå som alt skal regnes med på salgsstedet, må du telle dem alle selv. Husk om du regnet dagen før. Du starter et nytt regime her, og det er best å starte helt fra bunnen av. Du vil kunne utføre aksjetaket rett fra salgsstedet.
Tell alt som kan telles. Vei alt som må veies. Oppdater alle mengdene og lagre endringene. Så, og dette er virkelig viktig, få noen andre til å gjøre det igjen. Når alle tallene dine er enige, vet du at du er ferdig.
16. Lag en plan for manuell lagerbeholdning - og følg den deretter: Ideen om en daglig, manuell lageropptak kan virke som bortkastet tid hvis du har et salgssted som automatisk oppdaterer varelageret for hvert salg, men salget ikke ikke fortelle hele bildet med inventar.
Væsker søler, bladgrønne visner, kjøtt kan ødelegge, og måltider kan sendes tilbake av kundene. Det er viktig å sjekke ingredienser og kontrollere om virkeligheten er i samsvar med forventningen. Når du holder deg til timeplanen din, har du uker, måneder og deretter år med data du kan gå tilbake og analysere.
17 . Når det gjelder å ta det manuelle lageret, må lettverdige ting sjekkes hver dag for kvalitet, så du kan like godt telle dem mens du er der. Ikke-bedervelige gjenstander bør telles en eller to ganger i uken, avhengig av hvor raskt du går gjennom det. Du bør alltid gjøre dette når du er lukket, og helst før du åpner.
Det viktige er å holde seg til timeplanen som om virksomheten din er avhengig av det. Du kan ikke avsette det, og det er ikke som om du kan gjøre det to ganger neste dag for å kompensere. Jo mer du leverer salgsstedet med vanlige, pålitelige data, desto bedre blir du forståelse av kjøp og bruk.
18. Registrer avfall (og hvorfor det skjer): som nevnt tidligere, kan og vil avfall skje fra tid til annen uavhengig av hvor godt du prøver å begrense det. Men når mat blir trukket fra varebeholdningen, bør du vite grunnen til det. Det meste av tiden er den grunnen i salgsrapporter. Men når maten ikke blir solgt og fortsatt blir tatt av sokkelen? Du må vite det også.
Når du gjør det manuelle lageret ditt, må du ikke bare kaste ut utgåtte ingredienser og oppdatere lagerbeholdningen. Registrer avfallet, og legg til grunnen. Det samme bør gjøres når noe søl, eller en kunde sender noe tilbake. Stor lagersporing handler ikke bare om å vite hva du har på hånden. Når du vet hva du har kastet bort, kan du sette dollartegn på tapene og forstå følelsen. Når du vet hvorfor du har kastet bort, kan du iverksette tiltak for å forhindre at det skjer igjen.
19. Forsikre deg om at varelageret er oppdatert før du tar leveringer: Når som helst du vet at du skal ta leveranser, sørg for at du starter med et nylig bekreftet antall. Dette forhindrer muligheten for forvirring når du legger til nytt lager med det som allerede er i hyllene.
20. Lag seksjoner: Er lagringen seksjonert? Har du plass til pasta, grønnsaker, frukt og krydder? Hvis du blander sammen dine produkter og tørre varer, vil lagerstyring bli litt vanskeligere.
Seksjonering av lagringsplass gjør ikke bare inventar mindre tungvint, men gjør det også lettere å instruere personalet om å få noe fra lageret. I stedet for å sende dine ansatte på en jaktfanger, gjør en tydelig definert seksjon for hvert element det til en lek å hente gjenstander.
21. Gruppér like ting sammen: Det er enklere å telle bokser med kopper enn å telle hyller eller individuelle kopper, ikke sant? Men for en travel arbeidstaker som trenger en 16 ounce juice kopp (og som ikke tenker på at lagerbeholdningen kommer senere i uken), kan det å være en rask løsning å åpne en ny boks i stedet for å se etter en allerede åpen. Påminn personalet om at det å bruke åpne pakker først er avgjørende for en raskere lagerprosess. Og ikke glem å fortelle dem at det gjør jobben enklere til slutt også.
Du vil sannsynligvis ende opp med to åpne bokser fra tid til annen, men hvis de ansatte forstår viktigheten av prosessen, vil de tenke seg om to ganger før de rives i en ny boks.
22. Gjør det til vane: En trinn-for-prosess øker lagerbeholdningen og forbedrer konsistensen mellom forskjellige lagertakere. Prosessen din skal beskrive hvor varebeholdningen skal starte og stoppe. Og det som fungerer for en restaurant vil ikke fungere for alle. Bestem hvilken stil du synes passer best. Alternativene du kan bruke inkluderer:
- Jobber med klokken og beveger deg rundt i rommet, starter med døren som klokka 12
- Teller fra foran til bak og fra topp til bunn
- Teller kjøleren først og flytter deretter til tørrlagring
Du vil finne ut at hvis du utvikler et system, vil jobben din være lettere å utføre. Når du har fått prosessen nede, vil du kunne se på et øyeblikk hvor langt gjennom lagerprosessen dine ansatte bare er ved å trå inn i lagringsplassen.
23. Incentivize: Har du allerede gjort alt det ovennevnte, og varebeholdningen er fortsatt tvilsomt nøyaktig i beste fall? Lei av å skjelle ut den personen som feilberegnet eller feil hyllet? Hvis du ikke er det, er det sannsynligvis han eller hun. Prøv i stedet å bruke positiv forsterkning. Belønne dine mest pålitelige og konsistente lagertakere.
Insentivet trenger ikke alltid å være i dollar og øre, gi lagerbeholderen en skarp ny uniformsskjorte eller belønne ansatte med en time fri med lønn. Du vil sannsynligvis se et løft i entusiasme og pålitelighetsbeholdning.
24. Ikke ignorere ubenyttet inventar: lageret og spiskammeret skal være dynamiske steder. Når de ikke er det, er ubrukt lager inaktiv ... tar plass ... koster deg penger. Så uansett hva du gjør, ikke ignorere det. Å ta inventar gir deg en alvorlig fordel - muligheten til å faktisk gjøre noe med gjenstander du har for mye av.
Si at du bestiller 2 poser med salt i uken som smurt. I stedet for å plassere ordren blindt bare for at den skal hoper seg opp i lageret, kan du se på varebeholdningen, justere ordren og henge på mer av pengene dine. Når du gjenkjenner et forsyningsoverskudd, kutter du varen fra neste ordre ... og hold den kuttet til du har brent gjennom det meste av bakbeholdningen.
25. Ikke la matsvinn: Matsvinn skjer. Men en av de viktigste fordelene med lageropptak er at du kan se hvor mye du sløser med. Du har da en sjanse til å dempe avfall i restauranten din. Gi dine ansatte muligheten til å ha overskudd av ingredienser i daglige spesialiteter. De kan spille en aktiv rolle i å forhindre overbestillingsrelatert matavfall ved å selge spesialiteter. Hvis du har funnet deg et ekstra tilfelle av froskebein, kan du drømme opp en froskebein som inneholder forrett for å tilby dine spisesteder.
I stedet for å skrive ut spesielle menyer, må serverne dine muntlig presentere det spesielle for sultne lånere. Du vil ikke bare bruke ellers bortkastet mat til god bruk ... Du vil også minne dine ansatte hvor mye restauranten taper å overbestille.
26. Ikke estimer mengder: mye tid, folk som føler at de er "erfarne" bare ender med å lage estimater i stedet for å faktisk gjøre en telling. For eksempel kan de si "det ser ut som omtrent et dusin egg", uten å åpne kartongene.
Dette er helt uakseptabelt. En estimert varelager nytter ikke for en leder og for restauranten for øvrig. Hvis du bruker et Excel-regneark eller en manuell metoden for papirtelling ... må du faktisk telle hvert eneste element, hver gang.
Hvis du har akkurat den rette teknologien på din side, kan du mer trygt delta i beregnede gjetninger, minimere muligheten for feilkonto og fortsatt ha de økonomiske tallene du trenger.
27. Ikke unnlater å undersøke tyveri: selv om du kanskje ikke er Sherlock Holmes, hvis inventaret antyder at en ansatt (eller kanskje to) stjeler, må du ta grep. Det uheldige faktum er så mye som 43% av tapet i detaljhandel (inkludert matservicebransjen) kan tilskrives tyveri av ansatte.
Og sjokkerende rapporterer 75% av alle ansatte at de har stjålet fra en arbeidsgiver på et eller annet tidspunkt. Så hvordan vet du om en ansatt stjeler? Se for avvik mellom kostnadene for solgte varer og dine kvantiteter på hånden. Hvis det er en forskjell, betyr det ikke nødvendigvis at noen stjeler ... kokkene dine kan ganske enkelt være for tunge med en ingrediens.
Men det bør utløse ytterligere undersøkelser ... er dette matsvinnet eller er dette tyveri? Selvfølgelig, hvis varene som fortsetter å komme opp mangler er de beste flasker vin eller til og med de beste kuttene med kjøtt, har du sannsynligvis et tilfelle av ansattstyveri på hendene.
Faktum er at selv den beste ansatte er ikke immun mot fristelser. Hvis du har trent de ansatte på viktigheten av varelager, kan du se en ekstra fordel: Å vise dine ansatte at å holde nøyaktig varelager er en god måte å beholde jobbene sine.
28. Få ansatte til å kjøpe inn lagerstyring: Du vet hvor viktig varebeholdningen din er ... men vet de ansatte? Hvis de ansatte ikke forstår hvor helt kritisk inventar er for restaurantens helse, vil de kanskje ikke bruke mye krefter på å sørge for at de har det riktig.
Ta deg tid til å formelt trene dine ansatte på lagerbeholdning og praksis. Dine ansatte må vite at det å ha nøyaktige tall kan forbedre bunnlinjen. Og det påvirker direkte restaurantens suksess og jobbsikkerheten deres.
29. Planlegg det på vanlig måte: Når lager du varebeholdning? Hvis svaret ditt er under driftsstans, er det ikke bra nok. For å sikre at lagerbeholdningen faktisk skjer, kan du planlegge et konsekvent tidspunkt å ta det hver uke. Ved å opprettholde en regelmessig fastsatt tidsplan forbedrer du påliteligheten til antall aksjetall. Fordi du tar det på samme tidspunkt i uken hver uke, bør du se konsistensen mellom tallene. Planlegg inventar for den rolige tiden mellom lunsj og middag for å gjøre prosessen så smertefri som mulig.
30. Fullstendig forhåndslevering av lagerbeholdningen og etter en stor levering : Hvis lageret ditt ser uorganisert ut, er du langt fra alene. Selv om du har et sted for alt, og alt er på sin plass ... leveringsdagen kommer til å bli hektisk. Hvis du får leveransene dine på torsdag, må du ta lagerbeholdning på en onsdag-oppgave. Inntakstakerne dine vil sette pris på denne gjennomtenkte gesten.
31. Utfør stedsjekk : Du kan ikke telle hvert eneste element hver eneste dag. Men du kan velge noen få å sjekke av og til. Velg 4 spesielt dyre varer hver uke ... eller noen få elementer som du konsekvent ser ut til å gå lavt ... og lager varene disse daglig i en uke. Stikkprøver er spesielt nyttige i situasjoner der du allerede mistenker at visse elementer mangler
Informasjonen du samler inn vil gi deg et bedre inntrykk av når de manglende gjenstandene kan ha gått ut av kjøkkenet. Når du utfører stikkprøver, bør du prøve å være uforutsigbar, slik at du ikke kan gjette hvilken gruppe varer du vil prøve å ta en oversikt over.
32. Lock It Up : Behandle varelageret ditt som om du gjør pengene dine. Fordi det faktisk representerer dollar og øre. Hold lagerets pålitelighet trygt ved å holde det låst. Med varebeholdningen din på et sikret sted, kan du være trygg på at det ikke blir tuklet med, og at tallene dine er like pålitelige som de var dagen du fikk dem.
Hva holder du under lås og nøkkel? Varer du bryr deg mest om. Hvis personalet ser at du tar skritt for å sikre varelageret ditt, vil de vite hvor mye du bryr deg om det ... noe som kan inspirere dem til å bry seg litt mer.
33. Ikke kjøp for mye : En av de enkleste måtene å holde restauranten økonomisk i form er å begrense varebeholdningen. Men hvor mye er nok? Dette spørsmålet har plaget restauratører i årevis. Du vil ikke binde alle pengene dine i varelager eller risikere å miste masse penger på grunn av ødeleggelse. Men du vil heller ikke gå tom for de mest populære produktene eller de dyreste proteinene dine. Det anbefales å holde varebeholdningen 1, 5 ganger den ukentlige kostnaden for solgte varer.
34. Automatiser varelageret ditt: Det er ingen vei rundt det ... du bør automatisere lagerbehandlingen. Du har ikke tid til papirsporingsark eller manuelle regneark ... spesielt ikke når de siste 5 årene har produsert brukervennlige og rimelige restaurantapper.
Jada, det er mange måter du kan gjøre inventar på. Men det er noen få universelle sannheter å vurdere når du bestemmer hvilken metode som er best. Regneark er langt fra bra i denne moderne tid. Det er virkelig ingen andre måter å si det på.
Fra kjedelige manuelle oppføringer til tidkrevende formeloppretting, regnearkbaserte inventarmetoder er fulle av oppgaver du rett og slett ikke har tid til. Apper vil gjøre livet ditt mye enklere, og det er en økonomisk fordel. Ved å automatisere varebeholdningen din, kan du gjøre det raskere ... du kan gjøre det mer nøyaktig ... og du kan gjøre oppgaven enkel nok til at hvem som helst kan gjøre det.
Gjør deg selv og bedriften din en solid fordel, bruk en app eller spesielt designet programvare for å ta varelageret ditt. Tidsbesparelsen, enkelheten, enkle rapporten trekker ... alle disse funksjonene vil få deg til å lure på hvorfor du ventet så lenge. Den moderne restauratøren trenger ikke å gå alene, når det gjelder lageropptak. Du kan øke effektiviteten og nøyaktigheten til varelageret ditt ved å sette riktig prosess og teknologi til å fungere.
35. Utvikle et system og trene alle ansatte: For å sikre at en restaurantprosess blir eviggrønn i driften, må du trene alle ansatte på den. Ja, det er lite sannsynlig at du vil trenge hele staben din for hver varelagerkontroll, men ideen er at om nødvendig kan noen hoppe inn for å hjelpe. Spesifikke varelager vil variere fra restaurant til restaurant, men tren dine ansatte på disse universelle vilkårene for lagerstyring:
- Sittebeholdning : Dette er mengden produkt (eller dollar 'verdi) du for øyeblikket har internt. Uansett trinn du bruker, det være seg måling eller dollarbeløp, må du sikre at du er konsekvent overalt.
- Depletion : Dette er mengden produkt (eller dollar 'verdt) du har brukt i et angitt tidsvindu. Still inn vinduene dine til daglige, ukentlige eller månedlige trinn, og beregn ved å bruke salgsdataene fra POS-systemet ditt.
- Bruk : Dette er mengden sittebeholdning (eller dollarens verdi) dividert med gjennomsnittlig uttømming, i et settvindu. Så hvis du har 4 liter saus i sittbeholdningen og uttømningsraten din er en gallon i uken, er sausens bruk 4 uker.
- Varianse : Dette er egentlig forskjellen mellom din teoretiske bruk (vanligvis "beregnet" av POS) og din faktiske bruk. Så hvis du registrerer bruk av storfekjøtt til $ 100 i løpet av en uke, og POS "spådde" $ 90, er variansen $ 90 (teoretisk) - $ 100 (faktisk) = - $ 10 eller -10%.
- Yield : This is the percentage of a product that's actually being accounted for in sales vs the theoretical amount that the POS says should have been used. Calculate Yield by taking your theoretical usage and dividing by the actual. In the last example: The theoretical usage is $90 and actual usage $100 or $90(theoretical) / $100(actual) = $0.90 or 90%
36. Manage Inventory regularly and consistently: Taking inventory isn't a chore, so don't treat is like one! The data you collect from your inventory management efforts will determine your menu and ultimately, your entire restaurant's future strategy. In all you do: be proactive, regular and don't wait till you've almost run out of something to respond.
Always take your inventory around the same time of day and around the same time of the week. If you don't, slight inconsistencies will throw it off between sessions. If you go one month taking inventory in the morning, then the next take it in the evening, you'll find inconsistencies in data. Performing inventory at the same time week after week ensures your data is as accurate and reliable as possible.
37. Enact a First in First out (FIFO) Mentality: FIFO stands for “first in first out.” It makes no sense to use new items to cook when there is still some left over batch. FIFO suggests that you use the older food in your inventory first, ensuring nothing goes bad.
These four letters make up the gold standard for all restaurant inventory management and ensure you're economizing on your sitting inventory. To employ an effective FIFO strategy, label all your food with the date you received it and the date it expires. Use those foods that will expire soonest before the other foods and keep vigilance over what's about to run out.
38. Take inventory after the restaurant has closed, or before it opens: You cannot take accurate inventory while goods are being sold. Whatever time you pick, stick with it. If you always take inventory on Tuesdays, but sometimes you do it at night and sometimes in the morning, there will be fluctuations in week to week results.
39. Clean out and organize your stock areas before taking inventory: Throw out items that have expired, move similar items to the same shelf and in general, tidy up.
- If you use scales to weigh inventory and measure portions, calibrate them weekly.
- Standardize what your unit cost is. The price of many items (like ground beef) changes week to week. Use the latest price paid as the standard. It is the easiest to find and remember
40. Raw Material Management: Managing the inventory smartly is essential to avoid wastage. Use these points to make sure that your stock is efficiently used.
- Try to adopt minimal stocking approach for your restaurant inventory, especially in the case of the perishables.
- Also, ordering only when required helps avoid wastage.
41. Recipe Management and Costing : Standardization and Management of Recipe are essential for proper inventory management as it helps in curbing food costs. In a standard recipe, the quantity of each ingredient to be used is specified; therefore the inventory management system can easily judge the number of days the remaining stock will last. Random use of ingredients leads to an imbalance in the stock and causes the stock to dry up before time.
Feed in your recipes in the POS software to assess the usage of raw materials with respect to sales. This leads to a lower pilferage in the restaurant. For bigger chains, it helps to guarantee the taste of the dishes as the recipes will be same across the outlets. You can also get an estimate of how much preparing a dish would cost you by the help of recipe costing feature.
You just have to feed in the recipe along with the portion of each ingredient, and the restaurant inventory management system gives you the food cost for that dish. This further helps you decide the selling price of that product. Ideally, the food cost should be 30% of the menu price or selling price.
42. Shelf Life Management : Shelf life management is an integral part of inventory management for restaurants. Each item in the inventory has a specified shelf life. Some items like rice can last for years, while some, like vegetables, can spoil very quickly.
Therefore, managing the shelf life of perishables is essential. For each of the items in the inventory, you can specify for how long they can be preserved and subsequently used, before getting spoiled. If due to slow sales or some other reason, the items were not used during that period, you will be notified that they have spoiled and should not be used for preparing dishes.
43. Reporting and Analytics : Reporting and analytics is yet another important feature of restaurant inventory management that helps in restaurant operations. The sales reports and the raw material usage helps forecast and create future plans. Profit and loss reports are generated depending on the stock sale and consumption. This feature further helps you to;
- Analyze inventory trends – You can analyze the inventory trends to make informed decisions such as deciding the menu. Detailed reports based on the consumption of each stock gives insights on which ingredient is the most popular, and needs to be utilized more in the recipes.
- Hold oversikt over lager og oppretthold nøyaktighet - En nøyaktig liste over tilgjengelige rekvisita hjelper deg å følge med på den daglige og ukentlige bruken
- Finjuster prognosene dine. Nøyaktig prognosering er viktig. Dine forventede salgskalkyler skal være basert på faktorer som historiske salgstall
44. Bruk skybasert lagerbehandlingsprogramvare : Se etter programvare med sanntids salgsanalyse. Se etter en programvare som kobles direkte til salgsstedet ditt, slik at aksjenivåene dine blir automatisk justert hver gang du selger. Motta daglige e-postmeldinger om varsel, slik at du alltid vet hvilke varer som er lave eller ikke er på lager, slik at du kan bestille mer i tide.
45. Koble kvalitetskontroll til lagerstyring: Ansatte bør utstyres med sjekklister og / eller datasystemer som kan hjelpe dem med å følge riktige prosedyrer når de sjekker varene de mottar. Alle varer må undersøkes for tegn på skade, inkludert lekkasjer, tårer eller ødelagte seler; avvik i beskrivelser - produktfarger, stiler og størrelser må være identiske med innkjøpsordrer; og priser og salgsbetingelser. Hvis produktkvaliteten er lavere enn avtalt, skal varen returneres til leverandøren. Dette tiltaket unngår også unødvendig økning i lagernivået.
46. Kontroller sikkerhetsbeholdningen din på nytt: noen ganger kan restaurantansvarlige lure på hvor mye lager de har. Det enkle svaret er null. Sikkerhetslager er bare nyttige hvis de brukes. Hele poenget med sikkerhetslager er å beskytte mot forventede variasjoner i etterspørsel og tilbud.
Hvis du aldri bruker sikkerhetsmassen din, har du for mye. I gjennomsnitt bør du ligge under sikkerhetslagernivået halve tiden når påfylling er tilgjengelig, og over det den andre halvparten. Hvis dette ikke er tilfelle, må du undersøke hvilke produkter du oppbevarer på hvert sted for å få mest mulig ut av lagerbeholdningen din.
47. Planlegg lagringsplassen din: Hver tomme av spiskammeret må planlegges for å maksimere lagringsplassen. Det er en av de beste lagerstyringspraksisene som kan implementeres uten mye kostnader. Plassen må organiseres på en slik måte at det muliggjør rask og jevn transport av varer. Det må også være tilstrekkelig rom for folk å bevege seg rundt.
Til slutt bør du være besatt av dataene dine. Hvis du følger alle disse trinnene, vil du oppdage at du har tak i virksomheten din som du aldri har hatt før. Du vil kunne sammenligne bruken din med det du spår, og gjøre justeringer i innkjøpene dine deretter.
Du vil vite hva som kommer inn, hva som er på vei ut, hva som er bortkastet, hvem som kastet bort det - listen fortsetter. Når du besetter dataene dine i sanntid, har du en bedre ide om hvordan virksomheten fungerer, om hva den koster deg og om måter å spare penger på.
Faktisk kommer hele inventarøvelsen som helhet deg nærmere virksomheten din. Beholdningsstrømmen fra leveringsdøren på baksiden helt til kundenes mage blir et klart bilde, og du vil være bevæpnet med dataene for å holde det slik. Å ha god programvare hjelper, men du må forplikte deg til å gjøre det. Maten på kjøkkenet ditt er inntekter som venter på å skje, men det er også en utgift du allerede har betalt for. Ikke overse det.