I følge forskning mener omtrent 50 prosent av de ansatte at møter er det største avfallet på tiden deres mens de er på jobb - og den viktigste produktiviteten.
Her snakker vi ikke om konferanser, seminarer og styremøter som vanligvis er godt planlagt. Vi snakker om de interne personalmøtene som vanligvis varer i flere timer, men ikke alltid er nødvendige.
Gitt, forretningsmøter gir en mulighet for å diskutere viktige spørsmål om et selskap og alt som er relatert til det, men disse møtene har den ulempen å drepe produktiviteten til både ansatte og ledere. Dette forklarer hvorfor eksperter har anbefalt kansellering av de fleste forretningsmøter som en måte å øke produktiviteten. Her er 10 grunner til at forretningsmøter dreper produktiviteten:
10 grunner til at forretningsmøter dreper produktiviteten
1. Forretningsmøter kaster bort tid
Som nevnt tidligere, tar de fleste forretningsmøter en betydelig brøkdel av arbeidstakerens arbeidstid, og gir dem veldig lite tid til å fullføre viktige oppgaver. For ledere er det enda verre - mer enn halvparten av jobben deres tilbringes på det ene møtet eller det andre, med enten ansatte eller tredjeparts interessenter som kunder, leverandører og forretningspartnere. Faktisk er et av kjennetegnene til dagens forretningsførere at de tilbringer mesteparten av tiden sin på forretningsmøter.
2. De fleste forretningsmøter produserer ingen handlingsplan
Etter et møte, bør det foreligge en handlingsplan som skisserer og forklarer viktige skritt som må tas. Men dessverre ender de fleste møter uten denne typen plan. Og dette fører til at det avholdes påfølgende møter for å se på spørsmål som ellers burde vært gjort med. Jo flere møter ansatte og ledere deltar i, jo mer av produktiv arbeidstid mister de selvfølgelig.
3. De fleste forretningsmøter er ikke forberedt på
De fleste forretningsmøter kalles når det er tydelig at arrangøren ikke har noe sammensatt for møtene. De vil bare snakke om noe, og overse det faktum at dette er ren sløsing med dyrebar tid. Uten en solid plan for hva som vil bli diskutert på et møte og hvor lenge møtet vil holde, vil unødvendige saker bli diskutert ( og et annet møte vil til og med planlegges for rester ), og ingenting positivt vil oppnås.
4. Spørsmål diskutert på sist møte blir gjennomgått
Dette er en av de vanligste grunnene til at forretningsmøter tar mer tid enn normalt. Problemstillingene som ble reist eller diskutert på forrige møte, burde ha blitt spredt og lest på forhånd. Dette vil gjøre ett forretningsmøte til en passende oppfølger til det forrige - ikke til en bortkastende gjentagelse av den forrige. Så spark alltid den “ Lesing av referater fra det siste møtet ” -tull fra møteplanen din.
5. Forretningsmøter bryter noen ganger ut i undermøter
Det er tider hvor et forretningsmøte vil vekke andre nye debatter og diskusjoner. Selv om det er ganske normalt at slike nye ideer eller problemstillinger dukker opp under et møte, er det den vanlige feilen som fører til lang møtetid og uproduktive møter for å la dem endre retningens retning. Og for hvert møte som ikke gir gode resultater, vil mange flere komme til et akseptabelt mål er oppnådd.
6. Folk sosialiserer seg på forretningsmøter
Forretningsmøter dreper produktiviteten fordi de tar lengre tid enn normalt. Og en av grunnene til at de tar lengre tid er unødvendig sosialisering blant de fremmøtte. Folk spør kollegene hva de gjorde i løpet av helgen, når slike spørsmål kunne stilles over lunsj.
7. Noen punkter i møtene gjentas av dumme grunner
En annen grunn til at de fleste forretningsmøter tar for mye tid, er unødvendig gjentagelse av det som har blitt diskutert, slik at noen som gikk inn under møtet eller var fraværende på det siste møtet, ville forstå hvor møtet har vært på vei fra. Dette er en subtil måte å neglisjere viktigheten av andres tid. Uansett hvor viktig et individ er for en virksomhet, bør det være en alternativ måte å fortelle dem om hva de savnet i et møte.
8. De fleste møter er idédugnad
Hvis en virksomhet trenger å oppnå et bestemt mål og trenger ideer fra ansatte og ledere om hvordan de skal nå dette målet, kan det innkalles til et forretningsmøte for det. Men der de fleste forretningsarrangører får feil, er å bruke møtet som en mulighet for å komme med nye ideer. Dette vil alltid ta tid, spesielt siden de fleste ansatte må brainstorme for ideer på stedet - noe de ikke var forberedt på. Helst burde agendaen blitt kommunisert til de fremmøtte, så alle kommer med sine egne ideer.
9. Teknologi forlenger de fleste møter
De fleste forretningsmøter blir unødvendig forlenget av behovet for å fikse projektoren, eller behovet for å søke på nettet etter noe informasjon, eller behovet for at arrangøren kan motta en samtale. Alle disse tingene legger til den totale tiden du har brukt på forretningsmøter.
10. De fleste forretningsmøter holdes for informasjonsformål - forretningsmøter bør holdes for beslutningsformål. Å lese unødvendig informasjon fra en PowerPoint-presentasjon eller fortelle historien til selskapet vil bare kaste bort tid.